Gérer les emplacements d'amarrage, les salles et la location
De l'emplacement d'amarrage dans le port à la salle que vous louez à l'heure : vous voyez qui a quoi, ce qui est libre et qui attend.
Pourquoi cela a sa place dans votre gestion des membres
Un club nautique loue des emplacements d'amarrage, un club de tennis des casiers et une salle, une association de jardins collectifs des parcelles. Le plus souvent, tout cela se trouve dans un fichier Excel à part, séparé des membres. Quand quelqu'un démissionne ou déménage, le droit d'amarrage n'est plus correct et personne ne sait que l'emplacement est libre.
Dans Ledenboek, les emplacements sont liés aux mêmes membres que le reste de votre administration. Sur le plan, vous voyez qui est amarré où, la liste d'attente avance quand quelque chose se libère, et les visiteurs réservent eux-mêmes en ligne. Le prix d'un emplacement découle de son tarif, et la facture sort de la même administration.
Comment ça se passe
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1
Commencez par un modèle
Sous Paramètres se trouve un modèle pour les ports, les clubs sportifs, les jardins collectifs, les manèges, les harmonies et les copropriétés. Il crée en une fois les types d'emplacements, avec leur tarif, et les objets qui vont avec, comme des bateaux ou des chevaux. Ensuite, vous ajoutez vos propres emplacements, avec leur taille.
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2
Attribuez les emplacements et placez-les sur le plan
Un emplacement est loué, acheté ou réservé, à partir d'une date. Si vous envoyez votre plan en SVG, Ledenboek relie les cases à vos emplacements d'après leur nom. Le plan se colore selon qui est amarré ou installé, à la date que vous choisissez.
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3
Laissez réserver les visiteurs et les membres
Vous ouvrez aux réservations les places visiteurs, les salles ou un espace commun. Un visiteur fait une demande, ou réserve et paie tout de suite. Des extras comme l'électricité à quai, un projecteur ou un déjeuner s'y ajoutent, avec un stock pour qu'il ne parte jamais plus que ce que vous avez. Une soirée fixe chaque semaine se crée en une fois comme une série.
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4
Suivez qui attend et le taux d'occupation
Qui cherche un emplacement s'inscrit sur la liste d'attente, y compris via un formulaire sur votre propre site. L'aperçu de l'occupation montre, par emplacement et par mois, à quel point il était occupé, et pour les heures de bénévolat vous voyez qui a déjà fait ses permanences.
En images
Ce qu'il ne fait pas
- •Ledenboek ne dessine pas de plan pour vous. Vous envoyez un SVG ou une image et vous indiquez les cases.
- •Le paiement en ligne d'une réservation passe par votre propre connexion Mollie. Sans connexion, un visiteur peut faire une demande, mais pas payer tout de suite.
- •Il n'y a pas de lien avec une barrière, une serrure de porte ou un système de badges.
Questions fréquentes
Est-ce que cela fonctionne aussi pour un club sportif sans port ?
Oui. Les casiers, les salles, les terrains ou un club-house fonctionnent de la même façon. Le modèle pour les clubs sportifs crée des casiers et des permanences de bar.
Les membres peuvent-ils avoir un autre tarif que les visiteurs ?
Oui. Pour chaque type d'emplacement, vous fixez un tarif visiteur et un tarif membre. Un membre connecté voit et paie le tarif membre.
Puis-je réserver une soirée fixe chaque semaine ?
Oui. Vous créez une réservation et la répétez chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois jusqu'à une date de fin. Les dates déjà occupées sont ignorées et vous voyez lesquelles.
Comment le droit d'amarrage arrive-t-il sur la facture ?
Le tarif découle du type d'emplacement, par exemple par mètre de longueur de bateau ou par mètre carré de jardin. Vous facturez les réservations depuis l'agenda, pour les membres ou pour tout le monde.
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