Logiciel comptable pour
associations
La gestion des membres et la comptabilité dans un seul logiciel, avec un grand livre en dessous pour qui le souhaite. Percevoir les cotisations automatiquement, relier les mouvements bancaires aux factures, obtenir le bilan et les comptes annuels sans rien retaper.
Un logiciel comptable qui connaît l'association, et un grand livre pour qui en a besoin
La plupart des associations travaillent avec deux systèmes séparés : un logiciel de gestion des membres pour les noms et les adresses, et un logiciel comptable pour les chiffres. Le conseil doit faire le lien lui-même : qui a payé quelle cotisation, quelle facture correspond à quel extrait bancaire, quels membres doivent encore payer. Cela prend du temps et les erreurs sont fréquentes.
Ledenboek résout ce problème en réunissant la gestion des membres et la comptabilité dans un seul environnement. Un membre reçoit automatiquement une facture de cotisation, la paie par Bancontact ou par domiciliation, et nous rapprochons les extraits bancaires des factures ouvertes, notamment grâce à la communication structurée. Si vous voulez aller plus loin que le livre de caisse, vous activez le grand livre : le bilan et le compte de résultats découlent alors des mêmes données, sans deuxième administration à tenir. Le trésorier voit toujours la situation à jour, les vérificateurs aux comptes consultent tout en temps réel.
Que vous soyez un club sportif avec des cotisations par saison, une chorale avec des contributions mensuelles ou un comité de quartier qui perçoit de temps en temps, le logiciel comptable pour associations de Ledenboek s'adapte à votre structure.
Que contient le logiciel comptable ?
Percevoir les cotisations automatiquement
Définissez votre cycle de cotisation (annuel, semestriel, mensuel) et Ledenboek envoie automatiquement les factures. Paiement par Bancontact ou par domiciliation SEPA.
Envoyer et relier les factures
En plus des cotisations, vous créez des factures pour des choses ponctuelles (tournoi, abonnement, don). Chaque facture est liée à un membre : plus de montants égarés.
Rapprocher les extraits bancaires
Importez vos extraits bancaires au format CODA, MT940 ou CAMT. Les transactions sont automatiquement liées aux factures et classées par catégorie.
Grand livre, bilan et opérations diverses
Plan comptable, journaux, opérations diverses et virements internes, avec un bilan et un compte de résultats qui découlent des mêmes chiffres. À activer si vous en avez besoin, à laisser désactivé si le livre de caisse suffit.
Des vérificateurs aux comptes toujours à jour
Les vérificateurs aux comptes ont leur propre accès, voient toutes les transactions, ajoutent des remarques et signent numériquement pour la décharge.
Comptes annuels et prévisions
Générez en un clic des comptes annuels complets pour l'assemblée générale. Avec des graphiques, une comparaison avec l'année précédente et des prévisions pour l'année à venir.
La comptabilité de l'association, jusqu'au grand livre
Beaucoup d'associations se contentent d'un livre de caisse : l'argent qui entre, l'argent qui sort, et un aperçu en fin d'année. Si votre trésorier est lui-même comptable, il en veut davantage. C'est pourquoi c'est maintenant inclus, et désactivé tant que vous ne l'activez pas.
Le plan comptable que vous avez déjà
Chaque catégorie que vous utilisez pour les mouvements bancaires reçoit son propre compte général, avec un numéro et un type. Vous ne reconfigurez rien ; qui classe ses mouvements comptabilise correctement du même coup.
Journaux et écritures
Banque, caisse, ventes, achats et opérations diverses, chacun avec deux côtés qui s'équilibrent. Depuis une écriture, vous cliquez vers le mouvement bancaire ou la facture d'où elle provient.
Opérations diverses et virements internes
Une correction ou une provision s'enregistre à la main, sans inventer de mouvement bancaire. L'argent en transit, venant du prestataire de paiement ou entre vos propres comptes, reste sur les virements internes jusqu'à son arrivée.
Bilan et compte de résultats
Les actifs, les dettes et les fonds propres côte à côte, et le résultat de l'année. C'est la base des comptes annuels que le conseil d'administration soumet à l'assemblée générale.
Clôturer l'exercice
Le résultat vers les fonds propres ou le fonds de réserve, les postes qui figurent dans la mauvaise année ajoutés, puis clôture. Si quelque chose change malgré tout plus tard, cela apparaît à l'écran avec le compte et le montant.
À emporter chez votre comptable
Le journal au format CSV, ou un export XAF (le format d'audit néerlandais) avec plan comptable, bilan d'ouverture et chaque écriture. Des formats ouverts, vous n'êtes donc lié ni à nous ni à un seul logiciel comptable.
Tout ce qui figure ici découle des factures, paiements et mouvements bancaires qui existent déjà. Il n'y a donc pas de deuxième administration à tenir, et le grand livre ne peut pas se décaler par rapport à la banque.
Pourquoi un logiciel comptable spécifique aux associations ?
La comptabilité générique ne convient pas aux associations
Des logiciels comme Exact ou Twinfield sont conçus pour des entreprises qui facturent des prestations à des clients isolés. Une association fonctionne autrement : vous avez des centaines de membres qui paient la même cotisation, souvent à un moment fixe de l'année. Un logiciel comptable généraliste peut le faire, mais vous passez votre temps à bricoler avec des fiches clients, des factures récurrentes et des catégories. Un logiciel comptable pour associations part directement de cette réalité.
Le conseil est bénévole
Le trésorier d'une association fait généralement ce travail à côté, souvent sans formation comptable. Ledenboek est donc expressément conçu pour être compréhensible sans formation. Vous classez les mouvements bancaires par catégorie, comme vous en avez l'habitude ; si vous activez le grand livre, vous voyez que chaque catégorie y a son propre compte général. La comptabilité en partie double se fait en dessous, pas dans votre travail.
Laisser les membres régler leurs affaires eux-mêmes
Via l'espace membres, les membres voient leurs propres factures et leur historique de paiement, mettent à jour leur adresse et s'inscrivent aux événements. Le conseil gagne énormément de travail manuel, et les données restent à jour sans que personne doive les vérifier.
Un lien direct avec votre comptable
Beaucoup d'associations font appel à un comptable externe pour les comptes annuels. Vous lui remettez le journal au format CSV ou les comptes annuels en Excel. Ledenboek propose aussi un export XAF, le format d'audit néerlandais, avec le plan comptable, le bilan d'ouverture et chaque écriture. Vous n'êtes lié à aucun logiciel.
Un logiciel comptable simple, même si vous n'êtes pas comptable
La plupart des trésoriers d'association ne sont pas comptables. Ils le font à côté de leur travail, souvent parce que personne d'autre ne voulait s'en charger. Un logiciel comptable simple part donc de ce qu'ils font déjà : regarder qui a payé et ce qui est sorti du compte.
Dans Ledenboek, vous voyez pour chaque versement reçu à quel membre et à quelle facture il correspond, car le programme fait ce lien lui-même. Ce qui reste, vous lui donnez une catégorie, comme Location de salle ou Buvette, et c'est tout. En fin d'année, les comptes annuels pour l'assemblée générale en découlent, sans rien retaper.
Si l'association grandit, ou si arrive un trésorier qui veut tout au centime près, vous activez le grand livre. Il se construit tout seul à partir des mêmes catégories et écritures. Vous commencez donc simplement et n'avez pas à changer d'outil plus tard.
D'Excel à un logiciel comptable
La plupart des associations commencent avec un tableur, et pour un club de trente membres cela fonctionne très bien. Le blocage vient rarement du nombre de membres, mais du nombre de manipulations autour : qui a payé, qui doit recevoir un rappel, quel montant correspond à quel membre, et où se trouve la version de l'an dernier.
Le moment révélateur, c'est le changement de conseil. Un trésorier qui part emporte la logique de son propre tableur : les formules, les codes couleur, les conventions que personne n'a jamais notées. Son successeur recommence à moitié à zéro. Un logiciel comptable pour associations règle cela, parce que la méthode de travail se trouve dans le système et pas dans la tête d'un seul bénévole.
La transition commence avec votre fichier existant. Vous chargez votre fichier Excel, vous voyez d'abord un aperçu de ce qui sera importé et de la colonne où chaque donnée atterrit, et ce n'est qu'ensuite que vous enregistrez. Vous pouvez tranquillement recommencer.
Fonctionne avec votre propre banque
Ledenboek importe les extraits de compte que votre banque vous fournit. Belfius, KBC, BNP Paribas Fortis, ING Belgique et Argenta fournissent tous un fichier CODA, et une banque néerlandaise un fichier MT940 ou CAMT.053. Vous téléchargez l'extrait dans votre banque en ligne et le chargez dans Ledenboek ; ce qui y figurait déjà est reconnu et n'est pas importé deux fois.
Vous préférez ne pas télécharger chaque mois ? Si votre banque est disponible via la connexion bancaire directe, les mouvements arrivent tout seuls et passent par le même rapprochement avec les membres et les factures.
Pour la cotisation, Ledenboek crée un fichier de domiciliation SEPA que vous chargez dans votre banque en ligne.
L'année financière d'une association
La comptabilité d'une association suit un cycle fixe. Là où une entreprise facture toute l'année, le travail d'une association se concentre sur quelques pics. Ledenboek est construit autour de ce rythme.
La campagne de cotisations
Un moment où arrivent presque toutes vos recettes. Vous générez les factures en une seule opération pour tous les membres ou pour un groupe, et les paiements arrivent par Bancontact ou par domiciliation. Qui ne paie pas reçoit automatiquement un rappel, vous n'avez donc pas de liste à tenir pour cela. Plus d'informations sur la page consacrée à la perception des cotisations.
Toute l'année : la banque
Les extraits bancaires arrivent au format CODA, MT940 ou CAMT et sont automatiquement liés aux factures ouvertes. Ce qui reste, vous le classez par catégorie, et ces catégories forment ensuite la base de vos comptes annuels et de votre budget. Les remboursements et les rejets sont reconnus, pour qu'une domiciliation refusée ne passe pas discrètement entre les mailles du filet.
Les vérificateurs aux comptes
Quelques semaines avant l'assemblée générale, les vérificateurs aux comptes veulent jeter un œil. Ils reçoivent leur propre accès, limité aux finances, donc sans le reste de la gestion des membres. Ils placent des remarques sur les transactions qui soulèvent des questions et signent numériquement. Il en ressort un rapport signé que vous joignez aux documents de l'assemblée.
L'assemblée générale
Vous générez les comptes annuels en une seule opération, avec la comparaison avec l'année précédente et des prévisions pour l'année à venir. C'est précisément ce que veut savoir une assemblée générale quand une hausse de cotisation est sur la table : que se passe-t-il si nous ne faisons rien ?
Démarrer en trois étapes
Pas de longue mise en place, pas besoin de consultant. Un administrateur motivé pose les bases en un après-midi.
- 1 Créez un compte : 30 jours d'essai gratuit, sans carte de crédit. Indiquez le nom de votre association.
- 2 Importez vos membres et vos cotisations : chargez un fichier Excel avec votre fichier des membres. Définissez vos montants de cotisation (ou un montant différent par membre).
- 3 Importez vos extraits bancaires, et activez le grand livre si vous le souhaitez : les paiements sont automatiquement liés aux factures. Le grand livre reste désactivé tant que vous ne l'activez pas ; ensuite, il se construit tout seul à partir de ce qui existe déjà.
Questions fréquentes sur la comptabilité des associations
Qu'est-ce qu'un logiciel comptable pour associations ?
Un logiciel comptable pour associations permet au conseil d'administration de tenir l'administration financière de l'association : percevoir les cotisations, envoyer des factures, traiter les extraits bancaires et établir les comptes annuels. Contrairement aux logiciels comptables généralistes, il tient compte de processus propres aux associations, comme les cycles de cotisation, le contrôle par les vérificateurs aux comptes et le lien entre membres et factures.
Quelle est la différence entre un logiciel comptable pour associations et un logiciel pour entreprises ?
Les logiciels comptables généralistes comme Exact ou Twinfield sont conçus pour des entreprises avec des clients et des factures de prestations. Les associations fonctionnent autrement : les cotisations sont périodiques et identiques pour des groupes de membres, les membres doivent pouvoir s'inscrire eux-mêmes, le conseil est bénévole et les vérificateurs aux comptes contrôlent après coup. Un logiciel comptable pour associations comme Ledenboek combine ces usages avec la gestion des membres.
Puis-je continuer à travailler avec mon comptable actuel ?
Oui. Vous remettez à votre comptable le journal au format CSV ou les comptes annuels en Excel. Ledenboek propose aussi un export XAF, le format d'audit néerlandais, avec le plan comptable, le bilan d'ouverture et chaque écriture.
Combien coûte un logiciel comptable pour une association ?
Avec Ledenboek, vous commencez par 30 jours gratuits avec toutes les fonctionnalités : gestion des membres, cotisations, domiciliation, import des extraits bancaires et comptabilité avec grand livre et bilan. Ensuite, vous choisissez un abonnement adapté à la taille de votre association. Consultez les tarifs sur la page d'accueil.
Ledenboek s'occupe-t-il aussi de la gestion des membres ?
Oui. Ledenboek est à la base une gestion des membres à laquelle la comptabilité est intégrée. C'est justement tout l'intérêt : un seul endroit où se rejoignent membres, cotisations, factures et extraits bancaires.
Existe-t-il un logiciel comptable gratuit pour les associations ?
Il existe des logiciels comptables gratuits, et pour une petite association de quelques dizaines de membres, un tableur peut tenir longtemps. Ce que les solutions gratuites vous laissent faire vous-même, c'est relier les paiements aux membres, envoyer les rappels et établir les comptes annuels. Dès que cela prend plus de quelques heures par an, un logiciel payant coûte moins cher que le temps qu'il fait gagner. Ledenboek n'a pas de formule gratuite, mais bien 30 jours d'essai avec tout inclus.
Mon association doit-elle introduire une déclaration TVA ?
Beaucoup d'associations bénéficient d'une exemption, par exemple les clubs sportifs et les associations qui ne perçoivent que des cotisations. Dès que vous réalisez un chiffre d'affaires régulier avec une buvette, du sponsoring ou des ventes, vous pouvez toutefois devenir assujetti à la TVA. Si votre association est assujettie à la TVA, Ledenboek prépare chaque trimestre l'aperçu pour la déclaration : chiffre d'affaires et TVA par taux à partir de vos factures, et TVA déductible à partir de vos extraits bancaires étiquetés, avec un téléchargement pour votre comptable. Vous introduisez la déclaration auprès du SPF Finances vous-même ou la laissez à votre comptable. En cas de doute, renseignez-vous auprès d'un comptable ; les règles pour les associations connaissent des exceptions.
Le logiciel comptable fonctionne-t-il avec ma banque ?
Oui. Vous importez l'extrait de votre banque au format CODA, et les mouvements sont rapprochés des membres et des factures. Pour une domiciliation, Ledenboek crée un fichier SEPA. Cela fonctionne avec Belfius, KBC, BNP Paribas Fortis, ING Belgique, Argenta et les autres banques belges.
Puis-je passer d'Excel à Ledenboek ?
Oui, c'est la transition la plus courante. Vous chargez votre fichier Excel existant et vous voyez d'abord un aperçu de ce qui sera importé et de la colonne où chaque donnée atterrit, avant que quoi que ce soit ne soit enregistré. La plupart des conseils s'en sortent en une demi-heure.
Ledenboek a-t-il un vrai grand livre et un bilan ?
Oui. En plus des cotisations, des factures et des mouvements bancaires, il contient une comptabilité complète : un plan comptable, des journaux, des opérations diverses, des virements internes, une balance des comptes, et un bilan avec un compte de résultats. Le module est désactivé par défaut ; une association à qui son livre de caisse suffit ne remarque rien. Si vous l'activez, le grand livre se construit à partir des données qui existent déjà.
Dois-je connaître la comptabilité en partie double pour l'utiliser ?
Non. Vous classez les mouvements bancaires par catégorie, comme vous en avez l'habitude, et chaque catégorie correspond à un compte général. La partie double se fait en dessous. Qui veut la voir la voit ; qui n'en a que faire laisse le module désactivé et travaille simplement avec les cotisations, les factures et les comptes annuels.
Puis-je emporter mon administration vers un autre logiciel ?
Oui, de deux façons. Pour votre comptable ou un autre logiciel comptable, vous téléchargez le journal au format CSV, ou un export XAF (le format d'audit néerlandais) avec le plan comptable, le bilan d'ouverture et chaque écriture. Pour vous-même, vous faites une sauvegarde : un seul fichier avec tout ce qui concerne votre association, pièces jointes comprises, que vous pouvez conserver et aussi restaurer. Vos données sont à vous, pas à nous.
Comment se passe le contrôle par les vérificateurs aux comptes ?
Les vérificateurs aux comptes reçoivent leur propre accès, limité aux finances, donc sans le reste de la gestion des membres. Ils consultent toutes les transactions et factures, placent des remarques là où quelque chose n'est pas clair et signent numériquement pour la décharge. Il en ressort un rapport PDF signé pour l'assemblée générale.
Les membres peuvent-ils étaler le paiement de leur cotisation ?
Vous définissez le cycle de cotisation : annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel, et il peut varier selon le groupe de membres. Avec la domiciliation, le montant est alors prélevé à chaque période. Vous pouvez aussi définir un montant différent par membre, par exemple pour les jeunes, les membres de la famille ou les membres d'honneur.
Pour aller plus loin
- Percevoir les cotisations: comment fonctionnent la domiciliation, les rappels et les liens de paiement.
- Toutes les fonctionnalités: l'aperçu complet, des commissions aux événements.
- Choisir un logiciel de gestion des membres: à quoi faire attention en comparant les logiciels.
- Comparaison avec ClubCollect: avec des exemples chiffrés et les cas où ils sont le meilleur choix.
- Pourquoi un système de gestion des membres: dix raisons, si vous devez encore convaincre le conseil.