Tenir et conserver les données des membres
Ce que vous notez sur un membre, ce qu'en dit le RGPD, combien de temps vous le conservez et que faire quand quelqu'un démissionne. Pour le conseil qui veut bien faire sans en faire une thèse.
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Que notez-vous sur un membre ?
Notez ce dont vous avez besoin pour que quelqu'un soit membre, et rien de plus. C'est aussi ce que demande le RGPD : une donnée dont vous n'avez pas besoin, vous n'avez pas non plus à la protéger.
Nom et adresse
Pour pouvoir joindre un membre et convoquer l'assemblée générale.
E-mail et téléphone
Pour la newsletter, la facture et l'entraîneur qui veut savoir qui vient.
Type d'affiliation et membre depuis
Car la cotisation et le droit de vote en dépendent.
Données de paiement
Un IBAN et un mandat de domiciliation seulement si vous encaissez par domiciliation. Qui paie par lien de paiement n'a pas à donner de numéro de compte.
Date de naissance
Seulement si elle compte, par exemple pour une cotisation jeunes ou une répartition par âge.
Date de démission
Pour savoir jusqu'à quand quelqu'un doit sa cotisation et quand vous pouvez supprimer ses données.
Ce qui n'y a pas sa place : des données sur la santé, la religion ou l'origine, sauf s'il n'y a vraiment pas d'autre moyen, et alors seulement avec un consentement explicite. Une association n'a jamais besoin d'un numéro de registre national.
Le registre des membres et vos statuts
Sans liste à jour, vous ne pouvez pas convoquer correctement l'assemblée générale, et lors d'un vote vous ne savez pas qui a le droit de vote. C'est pourquoi les statuts de nombreuses associations prévoient que le conseil d'administration tient une liste des membres.
Pour une ASBL, c'est une obligation légale. Le registre des membres effectifs est tenu au siège, toute modification y est inscrite dans les huit jours, et chaque membre peut le consulter.
Le RGPD en quatre points
Le RGPD s'applique à toute association, même la plus petite. Pour la gestion des membres, il se résume à quatre choses.
Une base légale
Pour ce dont vous avez besoin pour que quelqu'un soit membre, l'affiliation elle-même est la base légale. Pour quelque chose en plus, comme une photo sur le site web, vous demandez le consentement.
Une politique de confidentialité
Dites à vos membres quelles données vous notez, dans quel but et pour combien de temps. Elle peut être courte, pourvu qu'elle soit exacte.
Accès et rectification
Un membre peut voir ce que vous avez sur lui et faire corriger une erreur. S'il peut le faire lui-même, personne au conseil n'a rien à faire pour cela.
Un contrat de sous-traitance
Si vous tenez la liste des membres dans le logiciel d'un tiers, vous concluez un contrat de sous-traitance avec ce fournisseur.
Combien de temps les conserver ?
Le RGPD ne fixe pas de délai. La règle est : pas plus longtemps que nécessaire. Pour un membre actif, c'est tant qu'il est membre. Après une démission, vous n'avez généralement plus besoin de son adresse ni de son numéro de téléphone, et vous les supprimez.
Pour tout ce qui touche à l'argent, les délais légaux de conservation s'appliquent, généralement sept à dix ans : factures, paiements et comptabilité. Vous les conservez donc aussi pour un ancien membre, avec le nom qui y figure.
Notez votre choix dans votre politique de confidentialité, par exemple : coordonnées jusqu'à un an après la démission, données financières pendant le délai légal de conservation. Le conseil suivant sait alors aussi à quoi s'en tenir.
Quand un membre démissionne
Marquez le membre comme démissionnaire, avec la date à laquelle l'affiliation prend fin. Jusqu'à cette date, il doit sa cotisation ; ensuite, il ne compte plus pour la liste des membres, la newsletter ou le prochain appel de cotisations. Ne le supprimez pas tout de suite : ses factures et ses paiements font partie de la comptabilité, et les vérificateurs aux comptes en ont encore besoin.
Lors d'un changement de conseil
Le moment où la gestion des membres déraille le plus souvent, c'est la passation. Si la liste se trouve dans un tableur sur l'ordinateur du secrétaire, elle part avec le secrétaire, et les arrangements qui vont avec aussi. Si elle se trouve à un seul endroit auquel le conseil accède avec ses propres droits, vous ne transmettez qu'un rôle.
Comment Ledenboek vous aide
- Vous marquez un membre comme démissionnaire avec une date de démission. Les anciens membres restent visibles à part et ne comptent pas dans les listes et les appels de cotisations.
- Un membre qui a des factures ne peut pas être supprimé par erreur, de sorte que les factures et les paiements sont conservés pendant tout le délai.
- Un membre voit ses propres données dans l'espace membres et modifie lui-même son adresse ou son numéro de téléphone.
- Chaque administrateur voit ce dont son rôle a besoin. Un vérificateur aux comptes regarde sans rien modifier.
- Le contrat de sous-traitance fait partie de l'abonnement ; vous n'avez rien à régler pour cela.
- La liste des membres part vers Excel en un clic, pour une demande d'accès ou si vous voulez un jour changer de logiciel.
Questions fréquentes
Combien de temps une association peut-elle conserver les données d'anciens membres ?
Le RGPD ne fixe pas de délai : pas plus longtemps que nécessaire. Vous supprimez les coordonnées après la démission, par exemple au bout d'un an. Les factures, les paiements et la comptabilité se conservent pendant les délais légaux, généralement sept à dix ans, y compris pour les anciens membres.
Le registre des membres est-il obligatoire ?
Pour une ASBL, oui : le registre des membres effectifs est une obligation légale. Et toute association en a besoin pour convoquer l'assemblée générale et savoir qui a le droit de vote.
Ai-je besoin d'un consentement pour noter les données des membres ?
Pas pour ce dont vous avez besoin pour que quelqu'un soit membre, car l'affiliation est alors la base légale. Oui pour quelque chose en plus, comme une photo sur le site web ou le partage de données avec un sponsor.
Puis-je tenir la liste des membres dans Excel ?
Oui, si le fichier est bien protégé et que vous savez qui en a une copie. En pratique, cela déraille lors du changement de conseil et quand le fichier circule par e-mail, et c'est là qu'un système avec des droits propres à chaque administrateur vous aide.
Que faire si un membre veut savoir quelles données nous avons sur lui ?
Vous lui montrez dans le mois ce que vous notez, et vous corrigez ce qui est inexact. Si un membre peut consulter lui-même ses données, par exemple dans un espace membres, cette demande a généralement déjà reçu sa réponse.
Vous cherchez un logiciel pour l'ensemble, de l'inscription à la cotisation ? Lisez alors notre page sur la gestion des membres pour les associations.
Le support et vos données
Deux choses sur lesquelles vous devez pouvoir compter avec un logiciel pour votre association : que quelqu'un réponde quand vous êtes bloqué, et que votre fichier des membres reste là où il doit être.
Si vous avez une question
- ✓ Vous écrivez et un humain vous répond, dans un délai d'un jour ouvrable
- ✓ La personne qui répond l'a construit. Si vous signalez une erreur, elle est parfois corrigée le jour même
- ✓ Pas de robot qui répond automatiquement. Ce que vous lisez a été écrit par un humain
- ✓ Pas de file d'attente, pas de numéro de ticket, pas de chatbot qui pose d'abord cinq questions
- ✓ Réfléchir avec vous à la façon de tout organiser fait partie du service et ne coûte rien de plus
Vous pouvez appeler du lundi au vendredi entre 9h00 et 17h00, au 084 833 2125. Pas de file d'attente ni de menu vocal ; vous avez au bout du fil la personne qui l'a construit. Si la ligne est occupée, laissez un message ; on vous rappelle le jour ouvrable même. En dehors des heures de bureau et pendant les vacances, il n'y a pas de remplaçant, cela passe alors par e-mail.
Où sont vos données
- ✓ Tout se trouve dans l'UE. Les serveurs sont chez Hetzner en Allemagne
- ✓ Chaque prestataire qui travaille pour nous est lui aussi dans l'UE, aux Pays-Bas, en Allemagne ou en Irlande. Aucun transfert en dehors
- ✓ Les fichiers des membres ne sont ni vendus, ni loués, ni utilisés pour proposer quoi que ce soit à vos membres
- ✓ Les cotisations vont directement sur le compte de l'association, pas par nous
- ✓ Vous pouvez exporter vous-même votre fichier des membres complet à tout moment
Le contrat de sous-traitance est en ligne, avec les six prestataires nommés et leur localisation. Une association doit l'avoir ; vous n'avez pas besoin de le demander.
Une gestion des membres que vous pouvez transmettre
Membres, cotisations et comptabilité au même endroit, avec des droits pour chaque administrateur et le contrat de sous-traitance compris.
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