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Domiciliation

L'argent est prélevé sur le compte du membre à une date que vous choisissez. C'est la méthode la moins chère pour un grand nombre de membres, et la seule où vous ne devez courir après personne. Il vous faut toutefois deux choses : un contrat de domiciliation auprès de votre banque avec votre propre identifiant créancier, et un mandat signé par chaque membre. Sans mandat, vous ne pouvez pas prélever, et le membre peut réclamer un prélèvement injustifié jusqu'à treize mois plus tard.

Demande de paiement ou lien de paiement

Le membre reçoit un lien et paie lui-même par Bancontact, par carte ou avec un autre moyen. Pas de contrat avec la banque, pas de mandat, et l'argent arrive le plus souvent le jour même. Vous payez un petit montant par transaction au prestataire de paiement. C'est le choix pratique pour les petites associations et pour les montants uniques, comme un tournoi ou une semaine de stage.

Facture et virement

Vous envoyez une facture et le membre vire lui-même le montant. Pas de frais de transaction, mais cela prend du temps : quelqu'un doit suivre les extraits bancaires et envoyer des rappels. Au-delà de cinquante membres, cela s'accumule vite. C'est en revanche la voie indiquée pour les contributions de sponsors et pour les membres qui ne veulent pas signer de mandat.

En espèces

Cela arrive encore dans les petites associations et chez les jeunes membres. Notez alors bien qui a payé quoi, sinon il se crée exactement le trou sur lequel les vérificateurs aux comptes poseront des questions plus tard. Dans Ledenboek, vous enregistrez un paiement en espèces sur la facture, pour que le membre et l'administration voient la même chose.

Demandez à votre banque un contrat de domiciliation professionnel. Vous recevez alors un identifiant créancier, un code qui accompagne chaque fichier de domiciliation et qui permet au membre de voir de qui vient le prélèvement. Dans la plupart des banques, la demande prend d'une à quelques semaines, commencez donc bien avant la première série de prélèvements.

Demandez un mandat à chaque membre. Cela peut se faire sur papier, mais aussi en ligne lors de l'inscription ou via un paiement au cours duquel le membre donne lui-même le mandat. Conservez pour chaque membre la date du mandat et sa référence. En cas de remboursement, c'est la seule preuve que vous aviez le droit de prélever.

Annoncez chaque prélèvement à l'avance, avec le montant et la date. Quatorze jours est le délai habituel ; il peut être plus court si vous l'avez convenu avec vos membres. Une annonce évite des remboursements : la plupart des contestations viennent de quelqu'un qui voit un prélèvement inconnu et prend peur.

Commencez par un rappel, pas par une mise en demeure. La grande majorité des montants ouverts sont oubliés, pas refusés : un déménagement, une nouvelle carte bancaire, un e-mail dans les indésirables. Un rappel aimable après quatorze jours règle la plupart des cas.

Si cela ne suffit pas, envoyez une mise en demeure avec un délai clair et dites ce qui se passera ensuite. Indiquez comment la personne peut vous contacter : il y a parfois un problème de paiement derrière, qu'un plan de paiement peut résoudre, et vous gardez alors un membre plutôt qu'une créance.

Prévoyez dans vos statuts ou votre règlement d'ordre intérieur ce qui se passe en cas de non-paiement prolongé : suspension de la participation, exclusion des compétitions ou fin de l'adhésion. Sans cette base, vous êtes en position de faiblesse ; avec elle, le conseil d'administration n'a plus à en débattre.

Une augmentation est une décision de l'assemblée générale, sauf si vos statuts en disposent autrement. Annoncez-la bien à l'avance et expliquez à quoi l'argent servira ; une augmentation accompagnée d'une explication suscite rarement des objections, une augmentation qui apparaît en silence sur l'extrait, si. Si vous travaillez avec la domiciliation, adaptez le montant avant que la prochaine série soit prête, et vérifiez que les membres avec un montant différent (jeunes, familles, membres d'honneur) restent en dehors de l'augmentation si c'est voulu.