Lidgeld automatisch innen
Geen bijhouden in Excel of losse betaalverzoekjes meer. Stel het lidgeld in en laat Ledenboek het innen — met per lid een duidelijke betaalstatus en automatische herinneringen.
Waarom automatisch innen?
Lidgeld innen is voor veel penningmeesters het vervelendste klusje van het jaar: een lijst bijhouden, betaalverzoekjes sturen, bankafschriften nalopen en achter wanbetalers aanbellen. In Ledenboek gebeurt dat grotendeels vanzelf.
Je legt het bedrag vast, verstuurt de facturen of domiciliëringen, en ziet per lid direct of er betaald is. Herinneringen gaan automatisch. Zo houd je meer tijd over voor de leuke dingen van de vereniging.
Stap voor stap
-
1
Zet het lidgeldbedrag
Leg per lid vast wat het lidgeld is — of stel het in één keer in voor een hele groep. Verschillende bedragen (bijvoorbeeld jeugd, gezin of steunlid) kan gewoon naast elkaar.
-
2
Koppel je betaalmethode
Koppel je betaalprovider voor online betalingen en domiciliëring, of je boekhoudpakket. Zo komt het geld rechtstreeks bij de vereniging binnen, niet bij een tussenpartij.
-
3
Verstuur het lidgeld
Genereer in één klik de facturen of domiciliëring-opdrachten voor al je leden. Leden betalen online via een betaallink; bij domiciliëring wordt het bedrag automatisch afgeschreven.
-
4
Volg de betalingen
Je ziet per lid of er betaald is. Openstaande leden krijgen automatisch een herinnering, en je kunt een betaling handmatig op betaald zetten als die contant of per bank binnenkomt.
Altijd overzicht
In het facturenoverzicht zie je in één oogopslag hoeveel er verstuurd, betaald en nog openstaand is. Filter op jaar of status, en klik door naar een individuele factuur.
Vier manieren om lidgeld te innen
Welke manier past, hangt af van hoeveel leden je hebt en hoe vaak je int. De meeste verenigingen gebruiken er twee naast elkaar: één hoofdweg en één uitzondering voor wie daar niet in past.
Domiciliëring
Het geld wordt van de rekening van het lid afgeschreven op een datum die jij bepaalt. Dit is de goedkoopste manier bij grotere aantallen en de enige waarbij je niet achter mensen aan hoeft. Je hebt er wel twee dingen voor nodig: een domiciliëringscontract bij je bank met een eigen schuldeiser-ID, en van ieder lid een ondertekende mandaat. Zonder mandaat mag je niet afschrijven, en het lid kan een onterechte afschrijving tot dertien maanden later terugvorderen.
Betaalverzoek of betaallink
Het lid krijgt een link en betaalt zelf met Bancontact of een andere methode. Geen contract bij de bank nodig, geen mandaat, en het geld staat er meestal dezelfde dag. Je betaalt per transactie een klein bedrag aan de betaaldienst. Dit is de praktische keuze voor kleine verenigingen en voor eenmalige bedragen zoals een toernooi of een kampweek.
Factuur en overschrijving
Je stuurt een factuur en het lid maakt het bedrag zelf over. Kost niets aan transactiekosten, maar het kost wel tijd: iemand moet de bankafschriften bijhouden en herinneringen sturen. Bij meer dan vijftig leden loopt dat snel op. Wel de aangewezen weg voor sponsorbijdragen en voor leden die geen mandaat willen afgeven.
Contant
Komt nog voor bij kleine verenigingen en bij jeugdleden. Leg dan wel vast wie wat betaald heeft, anders ontstaat precies het gat waar de kascommissie later vragen over stelt. In Ledenboek boek je een contante betaling af op de factuur, zodat het lid en de administratie hetzelfde beeld houden.
Wat je nodig hebt voor domiciliëring
Domiciliëring is geen knop maar een afspraak met de bank. Drie dingen moeten geregeld zijn voordat de eerste ronde loopt.
Vraag bij je bank een zakelijk domiciliëringscontract aan. Je krijgt dan een schuldeiser-ID, een code die in elk domiciliëringsbestand meegaat en waaraan het lid ziet van wie de afschrijving komt. Aanvragen duurt bij de meeste banken één tot enkele weken, dus begin daar ruim voor de eerste domiciliëringsronde mee.
Vraag van elk lid een mandaat. Dat kan op papier, maar ook digitaal bij de aanmelding of via een betaling waarbij het lid het mandaat zelf afgeeft. Bewaar per lid wanneer het mandaat is afgegeven en met welk kenmerk. Bij een terugboeking is dat het enige waarmee je kunt aantonen dat je mocht afschrijven.
Kondig elke afschrijving vooraf aan, met bedrag en datum. Veertien dagen is de gangbare termijn, korter mag als je dat met je leden hebt afgesproken. Een aankondiging scheelt terugboekingen: de meeste storneringen komen doordat iemand een onbekende afschrijving ziet en schrikt.
Wat te doen als een lid niet betaalt
Bij elke vereniging blijft een klein deel openstaan. Het loont om daar een vaste route voor te hebben in plaats van per geval te bedenken wat je doet.
Begin met een herinnering, niet met een aanmaning. Veruit de meeste openstaande bedragen zijn vergeten, niet geweigerd: een verhuizing, een nieuwe bankpas, een mail in de spambox. Een vriendelijke herinnering na veertien dagen lost het grootste deel op.
Helpt dat niet, stuur dan een aanmaning met een duidelijke termijn en benoem wat er daarna gebeurt. Zet erin hoe iemand contact kan opnemen: soms zit er een betalingsprobleem achter dat met een regeling wel op te lossen is, en dan houd je een lid in plaats van een vordering.
Leg in je statuten of huishoudelijk reglement vast wat er gebeurt bij langdurig niet betalen: schorsing van deelname, uitsluiting van wedstrijden, of beëindiging van het lidmaatschap. Zonder die vastlegging sta je zwak, en met vastlegging hoeft het bestuur er geen discussie meer over te voeren.
Het lidgeld verhogen
Een verhoging is een besluit van de algemene vergadering, tenzij je statuten iets anders bepalen. Kondig hem ruim aan en leg uit waar het geld naartoe gaat; een verhoging die met een toelichting komt levert zelden bezwaar op, een verhoging die stilletjes op het afschrift verschijnt wel. Werk je met domiciliëring, pas dan het bedrag aan voordat de eerstvolgende ronde klaarstaat, en controleer of leden met een afwijkend bedrag — jeugd, gezinnen, ereleden — buiten de verhoging blijven als dat de bedoeling is.
Veelgestelde vragen
Kan ik verschillende bedragen per lid hanteren?
Ja. Elk lid heeft een eigen lidgeldbedrag, dus jeugd-, gezins- of steunleden kun je apart instellen.
Moet ik domiciliëring gebruiken?
Nee. Je kunt kiezen voor domiciliëring óf betaallinks die leden zelf online voldoen — of een combinatie.
Wat als iemand per bank overmaakt?
Dan zet je die factuur handmatig op betaald, of je koppelt de banktransactie aan de factuur. De status klopt weer.
Krijgen wanbetalers vanzelf een herinnering?
Ja, openstaande facturen kunnen automatisch een herinnering krijgen, zodat jij er niet achteraan hoeft.
Ik heb een bedrag aangepast, waarom verandert de factuur niet mee?
Een factuur is een momentopname van het moment waarop je hem klaarzet. Pas je daarna een bedrag of een lidmaatschap aan, dan blijft de factuur staan zoals hij was. Wil je het nieuwe bedrag, annuleer dan die factuur en zet de ronde opnieuw klaar; iedereen met een kloppende factuur wordt daarbij overgeslagen.
Kan ik incasseren voordat de vervaldatum is verstreken?
Ja. De vervaldatum zegt alleen tot wanneer iemand zelf kan overmaken en staat los van je domiciliëring. Een factuur kan geïncasseerd worden zodra hij openstaat. De domiciliëringsdatum kies je per ronde en die hoeft alleen een werkdag te zijn, minstens twee werkdagen vooruit.