10 redenen waarom je vereniging een ledenadministratiesysteem nodig heeft

Waarom een pakket, en niet gewoon Excel

Bijna elke vereniging begint met een spreadsheet, en voor de eerste dertig leden werkt dat prima. Het gaat pas mis op het moment dat er iets verandert, en er verandert altijd iets.

• Een spreadsheet weet niet wie er betaald heeft

  Je bankafschrift en je ledenlijst zijn twee losse bestanden. Iemand moet ze naast elkaar leggen, elk kwartaal opnieuw. Dat is het werk waar penningmeesters op afhaken, en het is precies het werk dat een pakket wegneemt.

• Er is altijd één versie te veel

  De secretaris mailt de lijst naar de penningmeester, die er iets in wijzigt, en dan is er een tweede waarheid. Bij een bestuurswissel blijkt niemand meer te weten welk bestand het echte is.

• De AVG stelt eisen die een bestand niet haalt

  Persoonsgegevens van je leden horen niet in de mailbox van vier bestuurders te staan. Wie wat mag zien, wie wat gewijzigd heeft en hoe lang je iets bewaart, is in een spreadsheet niet te regelen.

• Leden kunnen niets zelf

  Elke verhuizing, elk nieuw mailadres en elke opzegging komt bij een vrijwilliger terecht die het moet overtypen. In een pakket doet het lid dat zelf, en dan klopt het meteen.

• Het valt om zodra die ene persoon stopt

  In veel verenigingen zit de ledenadministratie in het hoofd en de laptop van één iemand. Stopt die, dan begint de opvolger niet bij nul maar in de min.

Het tegenargument is de prijs, en dat is een echt argument. Maar reken het eens om: een pakket van €179 per jaar kost je €15 per maand. Bij honderdvijftig leden is dat €1,19 per lid per jaar. De vraag is niet of je dat kunt missen, maar of de avonden die je penningmeester eraan kwijt is minder waard zijn dan dat.