10 Gründe, warum Ihr Verein eine Mitgliederverwaltung braucht

Warum ein Programm und nicht einfach Excel

Fast jeder Verein fängt mit einer Tabelle an, und für die ersten dreißig Mitglieder funktioniert das gut. Schief geht es erst, wenn sich etwas ändert, und es ändert sich immer etwas.

• Eine Tabelle weiß nicht, wer bezahlt hat

  Ihr Kontoauszug und Ihre Mitgliederliste sind zwei getrennte Dateien. Jemand muss sie nebeneinanderlegen, jedes Quartal aufs Neue. Das ist die Arbeit, an der Kassenwarte verzweifeln, und genau die Arbeit, die ein Programm abnimmt.

• Es gibt immer eine Version zu viel

  Der Schriftführer mailt die Liste an den Kassenwart, der etwas darin ändert, und schon gibt es eine zweite Wahrheit. Beim Vorstandswechsel weiß dann niemand mehr, welche Datei die echte ist.

• Die DSGVO stellt Anforderungen, die eine Datei nicht erfüllt

  Personenbezogene Daten Ihrer Mitglieder gehören nicht in die Postfächer von vier Vorstandsmitgliedern. Wer was sehen darf, wer was geändert hat und wie lange Sie etwas aufbewahren, lässt sich in einer Tabelle nicht regeln.

• Mitglieder können nichts selbst erledigen

  Jeder Umzug, jede neue Mailadresse und jede Kündigung landet bei einem Ehrenamtlichen, der sie abtippen muss. In einem Programm erledigt das Mitglied das selbst, und dann stimmt es sofort.

• Es bricht zusammen, sobald die eine Person aufhört

  In vielen Vereinen steckt die Mitgliederverwaltung im Kopf und auf dem Laptop einer einzigen Person. Hört sie auf, fängt die Nachfolge nicht bei null an, sondern im Minus.

Das Gegenargument ist der Preis, und das ist ein echtes Argument. Aber rechnen Sie es einmal um: Ein Programm für 179 € im Jahr kostet Sie 15 € im Monat. Bei hundertfünfzig Mitgliedern sind das 1,19 € pro Mitglied und Jahr. Die Frage ist nicht, ob Sie das entbehren können, sondern ob die Abende, die Ihr Kassenwart damit verbringt, weniger wert sind.