Buchhaltungsprogramm für
Vereine
Mitgliederverwaltung und Buchhaltung in einem Paket, mit einem Hauptbuch darunter für alle, die es wollen. Beiträge automatisch einziehen, Bankumsätze Rechnungen zuordnen, Bilanz und Jahresabschluss ohne Abtippen.
Ein Buchhaltungsprogramm, das den Verein kennt, und ein Hauptbuch für alle, die es brauchen
Die meisten Vereine arbeiten mit zwei getrennten Systemen: einer Mitgliederverwaltung für Namen und Adressen und einem Buchhaltungsprogramm für die Zahlen. Die Verbindung muss der Vorstand selbst herstellen: Wer hat welchen Beitrag bezahlt, welche Rechnung gehört zu welchem Kontoauszug, welche Mitglieder sind noch offen. Das kostet Zeit und geht regelmäßig schief.
Ledenboek löst das, indem es Mitgliederverwaltung und Buchhaltung in einer Umgebung verbindet. Ein Mitglied bekommt automatisch eine Beitragsrechnung, zahlt sie online oder per SEPA-Lastschrift, und wir gleichen die Kontoauszüge mit den offenen Rechnungen ab. Wer über das Kassenbuch hinaus will, schaltet das Hauptbuch zu: Dann ergeben sich Bilanz und Einnahmen- und Ausgabenrechnung aus denselben Daten, ohne dass eine zweite Buchhaltung dazukommt. Der Kassenwart sieht immer den aktuellen Stand, die Kassenprüfer haben jederzeit Einblick.
Ob Sie ein Sportverein mit Saisonbeiträgen sind, ein Chor mit monatlichen Beiträgen oder ein Nachbarschaftsverein, der nur gelegentlich einzieht, das Buchhaltungsprogramm für Vereine von Ledenboek passt sich Ihrer Struktur an.
Was steckt im Buchhaltungsprogramm?
Beiträge automatisch einziehen
Legen Sie Ihren Beitragsrhythmus fest (jährlich, halbjährlich, monatlich), und Ledenboek verschickt die Rechnungen automatisch. Zahlung online oder per SEPA-Lastschrift.
Rechnungen versenden und zuordnen
Neben Beiträgen erstellen Sie Rechnungen für einmalige Dinge (Turnier, Abonnement, Spende). Jede Rechnung ist mit einem Mitglied verbunden, also keine verirrten Beträge mehr.
Kontoauszüge abgleichen
Lesen Sie Kontoauszüge als MT940- oder CAMT-Datei ein. Umsätze werden automatisch Rechnungen zugeordnet und nach Kategorie eingeordnet.
Hauptbuch, Bilanz und Umbuchungen
Kontenplan, Journale, Umbuchungen und Geldtransit, mit einer Bilanz und einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung aus denselben Zahlen. Zuschaltbar, wenn Sie es brauchen, abgeschaltet, wenn das Kassenbuch reicht.
Kassenprüfung immer aktuell
Kassenprüfer haben ihren eigenen Zugang, sehen alle Umsätze, fügen Anmerkungen hinzu und zeichnen digital ab, als Grundlage für die Entlastung.
Jahresabschluss und Prognose
Erstellen Sie mit einem Klick einen vollständigen Jahresabschluss für die Mitgliederversammlung. Mit Grafiken, Vergleichen zum Vorjahr und einer Prognose für das kommende Jahr.
Vereinsbuchhaltung, bis hin zum Hauptbuch
Vielen Vereinen reicht ein Kassenbuch: Geld rein, Geld raus, und am Jahresende eine Übersicht. Steckt Ihr Kassenwart selbst tief in der Buchhaltung, will er mehr. Deshalb ist es jetzt enthalten, und es bleibt abgeschaltet, bis Sie es einschalten.
Ein Kontenplan, den Sie schon haben
Jede Kategorie, die Sie bei Bankumsätzen verwenden, bekommt ihr eigenes Sachkonto, mit Nummer und Art. Sie richten nichts neu ein; wer kategorisiert, bucht damit richtig.
Journale und Buchungen
Bank, Kasse, Verkauf, Einkauf und Umbuchungen, jeweils mit zwei Seiten, die gleich sind. Von einer Buchung klicken Sie direkt zu dem Bankumsatz oder der Rechnung, aus der sie stammt.
Umbuchungen und Geldtransit
Eine Korrektur oder eine Rückstellung buchen Sie von Hand, ohne einen Bankumsatz erfinden zu müssen. Geld, das unterwegs ist, vom Zahlungsdienst oder zwischen eigenen Konten, steht im Geldtransit, bis es angekommen ist.
Bilanz und Einnahmen- und Ausgabenrechnung
Vermögen, Schulden und Eigenkapital nebeneinander, und das Ergebnis des Jahres. Das ist die Rechenschaft, die der Vorstand der Mitgliederversammlung schuldet, und die Grundlage, wenn Sie dem Finanzamt die Gemeinnützigkeit nachweisen.
Geschäftsjahr abschließen
Das Ergebnis ins Eigenkapital oder in die Rücklage, die Posten, die im falschen Jahr stehen, dazu, und danach festschreiben. Ändert sich später doch etwas, steht das mit Konto und Betrag auf dem Bildschirm.
Mitnehmen zu Ihrem Steuerberater
Ein vollständiger Export mit Kontenplan, Eröffnungsbilanz und jeder Buchung, oder das Journal als CSV-Datei, die gängige Buchhaltungsprogramme einlesen. Offene Formate, Sie sind also weder an uns noch an ein bestimmtes Programm gebunden.
Alles, was hier steht, wird aus den Rechnungen, Zahlungen und Bankumsätzen abgeleitet, die schon da sind. Es kommt also keine zweite Buchhaltung dazu, die jemand pflegen muss, und das Hauptbuch kann nicht aus dem Takt mit der Bank geraten.
Warum ein Buchhaltungsprogramm speziell für Vereine?
Allgemeine Buchhaltung passt nicht zu Vereinen
Gängige Buchhaltungsprogramme sind für Unternehmen gebaut, die einzelnen Kunden Rechnungen nach Aufwand stellen. Ein Verein arbeitet anders: Sie haben Hunderte Mitglieder, die denselben Beitrag zahlen, oft zu einem festen Zeitpunkt im Jahr. Ein allgemeines Buchhaltungsprogramm kann das zwar, aber Sie sind ständig mit Kundenkarten, wiederkehrenden Rechnungen und Kategorien beschäftigt. Ein Buchhaltungsprogramm für Vereine geht genau davon aus.
Der Vorstand ist ehrenamtlich
Der Kassenwart eines Vereins macht diese Arbeit meist nebenher, oft ohne buchhalterischen Hintergrund. Ledenboek ist deshalb ausdrücklich so gestaltet, dass es ohne Kurs verständlich ist. Sie ordnen Bankumsätze mit Kategorien ein, wie Sie es gewohnt sind; wer das Hauptbuch zuschaltet, sieht, dass jede Kategorie dort ihr eigenes Sachkonto hat. Die doppelte Buchführung steckt darunter, nicht in Ihrer Arbeit.
Mitglieder erledigen ihre Angelegenheiten selbst
Über das Mitgliederportal sehen Mitglieder ihre eigenen Rechnungen und ihren Zahlungsverlauf, aktualisieren ihre Adressdaten und melden sich für Veranstaltungen an. Das erspart dem Vorstand enorm viel Handarbeit, und die Daten bleiben aktuell, ohne dass jemand sie prüfen muss.
Direkt anschlussfähig für Ihren Steuerberater
Viele Vereine lassen den Jahresabschluss von einem externen Steuerberater oder Buchhalter erstellen. Der bekommt von Ihnen einen vollständigen Export mit Kontenplan, Eröffnungsbilanz und jeder Buchung. Möchte er lieber eine Tabelle, nehmen Sie das Journal als CSV-Datei, die gängige Buchhaltungsprogramme einlesen. Sie sind damit an kein Programm gebunden.
Ein einfaches Buchhaltungsprogramm, auch wenn Sie kein Buchhalter sind
Die meisten Kassenwarte eines Vereins sind keine Buchhalter. Sie machen es neben ihrem Beruf, oft weil es sonst niemand machen wollte. Ein einfaches Buchhaltungsprogramm beginnt deshalb bei dem, was sie schon tun, nämlich schauen, wer bezahlt hat und was vom Konto abgegangen ist.
In Ledenboek sehen Sie bei einer Gutschrift sofort, zu welchem Mitglied und welcher Rechnung sie gehört, denn diese Zuordnung stellt das Programm selbst her. Was übrig bleibt, bekommt eine Kategorie, etwa Hallenmiete oder Vereinsheim, und mehr braucht es nicht. Am Jahresende ergibt sich daraus der Jahresabschluss für die Mitgliederversammlung, ohne dass Sie etwas abtippen.
Wächst der Verein, oder kommt ein Kassenwart, der es genau haben will, schalten Sie das Hauptbuch zu. Es baut sich aus denselben Kategorien und Buchungen selbst auf. Sie fangen also einfach an und müssen später nicht wechseln.
Von Excel zu einem Buchhaltungsprogramm
Die meisten Vereine beginnen mit einer Tabelle, und für einen Verein mit dreißig Mitgliedern funktioniert das gut. Der Engpass entsteht selten durch die Zahl der Mitglieder, sondern durch die Zahl der Handgriffe drumherum: Wer hat bezahlt, wer braucht eine Erinnerung, welcher Betrag gehört zu welchem Mitglied, und wo ist die Version vom letzten Jahr.
Der typische Moment ist der Vorstandswechsel. Ein Kassenwart, der geht, nimmt die Logik seiner eigenen Tabelle mit: die Formeln, die Farbcodes, die Absprachen, die nirgends aufgeschrieben sind. Der Nachfolger fängt halb von vorn an. Ein Buchhaltungsprogramm für Vereine löst das, weil die Arbeitsweise im System steckt und nicht im Kopf eines einzelnen Ehrenamtlichen.
Der Umstieg beginnt bei Ihrer bestehenden Datei. Sie laden Ihre Excel-Datei hoch, sehen zuerst eine Vorschau, was eingelesen wird und welche Spalte wo landet, und erst danach speichern Sie. Sie können es in Ruhe noch einmal machen.
Funktioniert mit Ihrer eigenen Bank
Ledenboek liest die Kontoauszüge ein, die Ihre Bank Ihnen bereitstellt. Sparkasse, Volksbank, Deutsche Bank, Commerzbank, ING und Postbank liefern eine MT940- oder CAMT.053-Datei, eine belgische Bank eine CODA-Datei. Sie laden den Auszug im Online-Banking herunter und in Ledenboek hoch; was schon eingelesen war, wird erkannt und nicht doppelt übernommen.
Sie möchten nicht jeden Monat herunterladen? Unterstützt Ihre Bank die direkte Bankanbindung, kommen die Umsätze von selbst herein und werden auf demselben Weg Mitgliedern und Rechnungen zugeordnet.
Für den Mitgliedsbeitrag erstellt Ledenboek eine SEPA-Lastschriftdatei (XML), die Sie im Online-Banking Ihrer Bank hochladen.
Das Finanzjahr eines Vereins
Die Buchhaltung eines Vereins folgt einem festen Rhythmus. Während ein Unternehmen das ganze Jahr über Rechnungen stellt, steckt die Arbeit in einem Verein in ein paar Spitzen. Darum herum ist Ledenboek gebaut.
Die Beitragsrunde
Ein Moment, in dem fast Ihre gesamten Einnahmen hereinkommen. Sie erstellen die Rechnungen in einem Schritt für alle Mitglieder oder für eine Gruppe, und die Zahlungen gehen online oder per SEPA-Lastschrift ein. Wer nicht zahlt, bekommt automatisch eine Erinnerung, sodass Sie dafür keine Liste führen müssen. Mehr dazu auf der Seite über Beitragseinzug.
Das Jahr über: die Bank
Kontoauszüge kommen als MT940 oder CAMT herein und werden automatisch offenen Rechnungen zugeordnet. Was übrig bleibt, ordnen Sie einer Kategorie zu, und diese Kategorien bilden später die Grundlage für Ihren Jahresabschluss und Ihren Haushaltsplan. Rücklastschriften und Stornos werden erkannt, damit eine gescheiterte Lastschrift nicht still durchs Raster fällt.
Die Kassenprüfung
Ein paar Wochen vor der Mitgliederversammlung wollen die Kassenprüfer hinein. Sie bekommen einen eigenen Zugang nur mit Einblick in die Finanzen, also nicht in den Rest der Mitgliederverwaltung. Sie setzen Anmerkungen zu Umsätzen, die Fragen aufwerfen, und zeichnen digital ab. Daraus entsteht ein unterschriebener Bericht, den Sie den Versammlungsunterlagen beilegen.
Die Mitgliederversammlung
Den Jahresabschluss erstellen Sie in einem Schritt, mit dem Vergleich zum Vorjahr und einer Prognose für das kommende Jahr. Genau das will eine Mitgliederversammlung wissen, wenn eine Beitragserhöhung auf dem Tisch liegt: Was passiert, wenn wir nichts tun?
In drei Schritten loslegen
Keine lange Einführung, kein Berater nötig. Ein engagiertes Vorstandsmitglied richtet die Grundlage an einem Nachmittag ein.
- 1 Konto anlegen: 30 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig. Geben Sie den Namen Ihres Vereins ein.
- 2 Mitglieder und Beiträge importieren: Laden Sie eine Excel-Datei mit Ihrem Mitgliederbestand hoch. Legen Sie Ihre Beitragshöhen fest (oder je Mitglied unterschiedlich).
- 3 Kontoauszüge einlesen, und das Hauptbuch zuschalten, wenn Sie wollen: Die Zahlungen werden automatisch den Rechnungen zugeordnet. Das Hauptbuch bleibt abgeschaltet, bis Sie es einschalten; danach baut es sich aus dem auf, was schon da ist.
Häufige Fragen zur Buchhaltung für Vereine
Was ist ein Buchhaltungsprogramm für Vereine?
Ein Buchhaltungsprogramm für Vereine ist Software, mit der ein Vorstand die Finanzen des Vereins führt: Beiträge einziehen, Rechnungen versenden, Kontoauszüge verarbeiten und den Jahresabschluss erstellen. Anders als allgemeine Buchhaltungsprogramme berücksichtigt es vereinstypische Abläufe wie Beitragsrhythmen, die Kassenprüfung und die Verbindung zwischen Mitgliedern und Rechnungen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Buchhaltungsprogramm für Vereine und einem für Unternehmen?
Allgemeine Buchhaltungsprogramme sind für Unternehmen mit Kunden und Rechnungen nach Aufwand gemacht. Vereine arbeiten anders: Beiträge sind periodisch und für Gruppen von Mitgliedern gleich, Mitglieder müssen sich selbst anmelden können, der Vorstand ist ehrenamtlich, und die Kassenprüfer prüfen im Nachhinein. Ein Vereinsprogramm wie Ledenboek verbindet diese Abläufe mit einer Mitgliederverwaltung.
Kann ich weiter mit meinem Steuerberater arbeiten?
Ja. Sie geben Ihrem Steuerberater einen vollständigen Export mit Kontenplan, Eröffnungsbilanz und jeder Buchung. Möchte er lieber eine Tabelle, laden Sie das Journal als CSV-Datei herunter, die gängige Buchhaltungsprogramme einlesen, oder den Jahresabschluss als Excel.
Was kostet ein Buchhaltungsprogramm für einen Verein?
Mit Ledenboek starten Sie 30 Tage kostenlos mit dem vollen Funktionsumfang: Mitgliederverwaltung, Beiträge, SEPA-Lastschrift, das Einlesen von Kontoauszügen und die Buchhaltung mit Hauptbuch und Bilanz. Danach wählen Sie ein Abonnement, das zur Größe Ihres Vereins passt. Sehen Sie sich die Preise auf der Startseite an.
Übernimmt Ledenboek auch die Mitgliederverwaltung?
Ja. Ledenboek ist im Kern eine Mitgliederverwaltung, auf der die Buchhaltung aufbaut. Das ist gerade der Kern der Sache: ein Ort, an dem Mitglieder, Beiträge, Rechnungen und Kontoauszüge zusammenkommen.
Gibt es ein kostenloses Buchhaltungsprogramm für Vereine?
Es gibt kostenlose Buchhaltungsprogramme, und für einen kleinen Verein mit ein paar Dutzend Mitgliedern kann eine Tabelle lange reichen. Was Sie bei kostenlosen Lösungen weiter selbst machen, ist das Zuordnen von Zahlungen zu Mitgliedern, das Versenden von Erinnerungen und das Zusammenstellen des Jahresabschlusses. Sobald das mehr als ein paar Stunden im Jahr kostet, wird bezahlte Software günstiger als die Zeit, die sie spart. Ledenboek hat kein kostenloses Abonnement, wohl aber 30 Tage Testphase mit allem Drum und Dran.
Muss mein Verein eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?
Mitgliedsbeiträge sind in der Regel nicht umsatzsteuerpflichtig, und viele kleine Vereine fallen unter die Kleinunternehmerregelung. Sobald Sie regelmäßig Umsätze mit Vereinsgaststätte, Sponsoring oder Verkauf machen, kann aber Umsatzsteuer anfallen. Ist Ihr Verein umsatzsteuerpflichtig, erstellt Ledenboek pro Quartal die Übersicht für die Voranmeldung: Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz aus Ihren Rechnungen und die Vorsteuer aus Ihren zugeordneten Kontoauszügen, mit einem Download für Ihren Steuerberater. Die Anmeldung beim Finanzamt reichen Sie selbst ein oder überlassen sie Ihrem Steuerberater. Sind Sie unsicher, fragen Sie einen Steuerberater; die Regeln für Vereine kennen Ausnahmen.
Funktioniert die Vereinsbuchhaltung mit meiner Bank?
Ja. Sie lesen den Kontoauszug Ihrer Bank als MT940 oder CAMT.053 ein, und die Umsätze werden Mitgliedern und Rechnungen zugeordnet. Für eine Lastschrift erstellt Ledenboek eine SEPA-Lastschriftdatei. Das funktioniert bei Sparkasse, Volksbank, Deutscher Bank, Commerzbank und den anderen deutschen Banken; belgische Banken liefern den Auszug als CODA-Datei.
Kann ich von Excel umsteigen?
Ja, das ist der häufigste Umstieg. Sie laden Ihre bestehende Excel-Datei hoch und sehen zuerst eine Vorschau, was eingelesen wird und welche Spalte wo landet, bevor etwas gespeichert wird. Die meisten Vorstände sind damit in einer halben Stunde durch.
Hat Ledenboek ein echtes Hauptbuch und eine Bilanz?
Ja. Neben den Beiträgen, Rechnungen und Bankumsätzen steckt eine vollständige Buchhaltung darin: ein Kontenplan, Journale, Umbuchungen, Geldtransit, eine Summen- und Saldenliste und eine Bilanz mit Einnahmen- und Ausgabenrechnung. Das Modul ist standardmäßig abgeschaltet; ein Verein, dem sein Kassenbuch reicht, merkt davon nichts. Schalten Sie es ein, baut sich das Hauptbuch aus den Daten auf, die schon da sind.
Muss ich doppelte Buchführung beherrschen, um das zu nutzen?
Nein. Sie ordnen Bankumsätze mit Kategorien ein, wie Sie es gewohnt sind, und jede Kategorie gehört zu einem Sachkonto. Die doppelte Buchführung passiert darunter. Wer sie sehen will, sieht sie; wer damit nichts anfangen kann, lässt das Modul abgeschaltet und arbeitet einfach mit Beiträgen, Rechnungen und Jahresabschluss.
Kann ich meine Buchhaltung in ein anderes Programm mitnehmen?
Ja, auf zwei Wegen. Für Ihren Steuerberater oder ein anderes Buchhaltungsprogramm laden Sie einen vollständigen Export mit Kontenplan, Eröffnungsbilanz und jeder Buchung herunter. Für sich selbst erstellen Sie ein Backup: eine Datei mit allem aus Ihrem Verein, einschließlich Anhängen, die Sie aufbewahren und auch wieder einspielen können. Ihre Daten gehören Ihnen, nicht uns.
Wie funktioniert die Prüfung durch die Kassenprüfer?
Kassenprüfer bekommen einen eigenen Zugang nur mit Einblick in die Finanzen, also ohne den Rest der Mitgliederverwaltung. Sie sehen alle Umsätze und Rechnungen ein, setzen Anmerkungen, wo etwas unklar ist, und zeichnen digital ab, als Grundlage für die Entlastung. Daraus entsteht ein unterschriebener PDF-Bericht für die Mitgliederversammlung.
Können Mitglieder ihren Beitrag in Raten zahlen?
Sie stellen den Beitragsrhythmus auf jährlich, halbjährlich, vierteljährlich oder monatlich, und das kann je Gruppe von Mitgliedern unterschiedlich sein. Bei SEPA-Lastschrift wird der Betrag dann pro Zeitraum eingezogen. Sie können auch pro Mitglied einen abweichenden Betrag festlegen, zum Beispiel für Jugendliche, Familienmitglieder oder Ehrenmitglieder.
Weiterlesen
- Mitgliedsbeiträge einziehen: wie Lastschrift, Erinnerungen und Zahlungslinks funktionieren.
- Alle Funktionen: der vollständige Überblick, von Ausschüssen bis zu Veranstaltungen.
- Eine Mitgliederverwaltung auswählen: worauf Sie beim Vergleich von Programmen achten.
- Warum eine Mitgliederverwaltung: zehn Gründe, falls Sie den Vorstand noch überzeugen müssen.