Ein professionelles Mitgliederportal
für Ihren Verein
Geben Sie Ihren Mitgliedern ihren eigenen, geschützten Bereich. Profil aktualisieren, Rechnungen bezahlen, für Veranstaltungen anmelden: alles an einem Ort, ohne Umstände.
Was ist ein Mitgliederportal?
Ein Mitgliederportal ist ein geschützter Online-Bereich, in dem die Mitglieder Ihres Vereins ihre Angelegenheiten selbst erledigen. Statt dem Vorstand eine E-Mail zu schreiben, um eine neue Adresse mitzuteilen oder nach einer offenen Rechnung zu fragen, melden sich Mitglieder auf ihrer persönlichen Seite an und erledigen es selbst.
Für den Vorstand bedeutet das weniger Verwaltungsarbeit. Für Mitglieder bedeutet es Komfort: rund um die Uhr Zugriff auf die eigenen Daten, Rechnungen und Veranstaltungen. Keine Wartezeiten, keine Missverständnisse.
Das Mitgliederportal von Ledenboek steht sofort zur Verfügung, sobald Sie Ihren Verein anlegen. Mitglieder erhalten eine Einladung per E-Mail, legen ein Konto an und haben gleich Zugang. Der Vorstand bestimmt über ein flexibles Berechtigungssystem, was Mitglieder sehen und tun können.
Funktionen des Ledenboek-Mitgliederportals
Profil verwalten
Mitglieder aktualisieren ihre Kontaktdaten, Adresse und Einstellungen selbst. Der Vorstand muss keine Änderungen mehr von Hand einpflegen.
Rechnungen ansehen und bezahlen
Offene und bezahlte Rechnungen auf einen Blick. Mitglieder zahlen direkt online oder per SEPA-Lastschrift, Erinnerungsmails sind nicht mehr nötig.
Veranstaltungen und Anmeldungen
Von der Mitgliederversammlung bis zum Grillfest: Mitglieder sehen, was ansteht, und melden sich mit einem Klick an. Inklusive Zahlung, wenn nötig.
Mitteilungen des Vorstands
Veröffentlichen Sie Neuigkeiten und Hinweise, die Mitglieder direkt beim Anmelden sehen. Markieren Sie wichtige Nachrichten, damit sie auffallen.
Transparenz für die Kassenprüfer
Kassenprüfer sehen die Umsätze ein, fügen Anmerkungen hinzu und zeichnen digital ab. Vollständig transparent für alle Beteiligten.
Sicher und DSGVO-konform
Persönliche Daten werden geschützt gespeichert. Zwei-Faktor-Authentifizierung für Vorstandsmitglieder. Vollständig im Einklang mit der DSGVO.
Vorteile für Ihren Verein
Weniger Arbeit für den Vorstand
Die meiste Verwaltungsarbeit in einem Verein dreht sich um dieselben Dinge: Adressänderungen einpflegen, Beiträge einziehen, Fragen zu Rechnungen beantworten. Mit einem Mitgliederportal erledigen Mitglieder das selbst. Erfahrungsgemäß spart das Vorstandsmitgliedern im Schnitt mehrere Stunden im Monat. Zeit, die Sie für das verwenden können, was für Ihren Verein wirklich zählt.
Zufriedenere Mitglieder
Mitglieder erwarten 2026, dass sie ihre Angelegenheiten online erledigen können. Ein professionelles Mitgliederportal zeigt, dass Ihr Verein mit der Zeit geht. Mitglieder schätzen es, ihr Profil selbst zu aktualisieren, Rechnungen einzusehen und sich für Veranstaltungen anzumelden, wann es ihnen passt, nicht nur zu Bürozeiten.
Bessere Zahlungsmoral
Wenn Mitglieder ihre offenen Rechnungen direkt beim Anmelden sehen und mit einem Klick online bezahlen können, wird schneller gezahlt. Keine Überweisungsträger auf Papier mehr, keine Mahnbriefe. Ledenboek unterstützt auch die SEPA-Lastschrift. Dann müssen Sie Zahlungen gar nicht mehr hinterherlaufen.
Immer aktuelle Daten
Wenn Mitglieder ihre Daten selbst pflegen, ist Ihr Mitgliederbestand immer auf dem neuesten Stand. Keine veralteten Adressen beim Versand der Vereinszeitschrift, keine falschen E-Mail-Adressen beim Versand des Newsletters. Die Daten im Portal sind maßgeblich: gepflegt von den Mitgliedern selbst.
Mitgliederportal entwickeln lassen oder ein bestehendes nutzen?
Wer ein Mitgliederportal sucht, landet schnell bei zwei sehr unterschiedlichen Wegen: es von einer Webagentur bauen lassen oder ein bestehendes System in Betrieb nehmen. Der Unterschied liegt weniger in dem, was Sie bekommen, als darin, was es Sie danach weiter kostet.
Was eine Individualentwicklung bedeutet
Ein Mitgliederportal ist keine Website mit einem Anmeldefenster. Dazu gehören eine Benutzerverwaltung, das Zurücksetzen von Passwörtern, Berechtigungen pro Rolle, eine Anbindung an einen Zahlungsdienst, Rechnungen und ein Auftragsverarbeitungsvertrag für die personenbezogenen Daten, die Sie speichern. Das ist der Bau. Danach beginnt die Wartung: Sicherheitsupdates, ein Zahlungsdienst, der seine Schnittstelle ändert, Gesetze, die sich ändern, und jemand, der erreichbar ist, wenn das Portal am Abend der Mitgliederversammlung nicht funktioniert.
Vereine unterschätzen meist nicht die Baukosten, sondern die Jahre danach. Ein Portal, das einmal gebaut wurde und danach niemanden mehr hat, der es pflegt, wird innerhalb von zwei Jahren vom Angebot zum Risiko. Deshalb wechseln Vorstände nach einiger Zeit doch noch: nicht weil die Individualentwicklung schlecht war, sondern weil der Entwickler weitergezogen ist und niemand es übernommen hat.
Was ein bestehendes Portal bietet
Bei einem bestehenden System zahlen Sie monatlich und teilen die Entwicklungskosten mit allen anderen Vereinen, die es nutzen. Neue Funktionen, Sicherheitsupdates und Gesetzesänderungen sind enthalten. Dafür geben Sie etwas auf: Der Aufbau liegt weitgehend fest, und ein Wunsch, der nur für Ihren Verein gilt, kommt nicht ohne Weiteres hinein.
Wann eine Individualentwicklung die richtige Wahl ist
Lassen Sie individuell entwickeln, wenn Ihr Verein etwas tut, das wirklich abweicht und den Kern Ihrer Verwaltung berührt: ein eigenes Wettkampfsystem, ein Zuchtbuch, eine Mitgliederstruktur, die sich nicht in Zeilen fassen lässt. Solche Vereine gibt es, und mit einem Standardpaket sind sie schlechter bedient. Für die gewöhnliche Arbeit eines Vereins (Mitglieder, Beiträge, Rechnungen, Veranstaltungen, Kommunikation) fällt die Rechnung fast immer andersherum aus.
Erst ansehen, dann entscheiden
Der Vorteil eines bestehenden Portals ist, dass Sie es ansehen können, bevor Sie sich entscheiden. Sie legen ein Konto an, tragen zehn Mitglieder ein und zeigen es Ihrem Vorstand. Gefällt es nicht, haben Sie einen Nachmittag verloren statt eines Angebotsverfahrens. Sehen Sie sich die Funktionen an, um zu erfahren, was enthalten ist.
Wie sicher ist ein Mitgliederportal?
In einem Mitgliederportal stehen Namen, Adressen, Geburtsdaten, Bankverbindungen und manchmal Gesundheits- oder Mitgliedschaftsdaten. Damit ist es eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO, und dazu gehören einige Dinge, die Sie nicht selbst erfinden müssen, aber geregelt haben sollten.
Wer sieht was
Ein Mitglied sieht seine eigenen Daten und nichts von anderen. Ein Vorstandsmitglied sieht mehr, aber nicht automatisch alles: Der Kassenwart braucht die Finanzen und nicht unbedingt besondere Daten, und ein Ausschussmitglied braucht nur seinen eigenen Ausschuss. Berechtigungen pro Rolle sind kein Luxus, sondern der Kern dessen, warum ein Portal sicherer ist als die geteilte Datei, die es ersetzt.
Anmeldung und Passwörter
Passwörter gehören verschlüsselt gespeichert, sodass auch der Anbieter sie nicht lesen kann. Für Vorstandsmitglieder gibt es die Zwei-Faktor-Authentifizierung: einen zweiten Code neben dem Passwort, damit ein abhandengekommenes Passwort allein nicht ausreicht. Das ist vor allem für die Konten wichtig, die auf den ganzen Mitgliederbestand zugreifen können.
Was die DSGVO von Ihrem Verein verlangt
Als Verein sind Sie Verantwortlicher für die Daten Ihrer Mitglieder. Sie müssen also erklären können, welche Daten Sie speichern und warum, ein Mitglied darf sie einsehen und berichtigen lassen, und Sie löschen sie, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Mit dem Anbieter des Portals schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Daten, die innerhalb der Europäischen Union bleiben, ersparen Ihnen zudem die Diskussion über Übermittlungen in Länder außerhalb.
Und wenn doch etwas schiefgeht
Eine Datenpanne müssen Sie innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde melden. Das gelingt nur, wenn jemand sie bemerkt. Ein Portal, das festhält, wer sich wann angemeldet hat und was geändert wurde, liefert Ihnen diese Informationen. Eine geteilte Datei auf einem privaten Laptop nicht, und genau deshalb bleibt eine Panne dort oft jahrelang unbemerkt.
Starten Sie mit Ihrem Mitgliederportal
In drei Schritten haben Sie ein funktionierendes Mitgliederportal für Ihren Verein:
- 1 Konto anlegen: kostenlos, in zwei Minuten. Geben Sie den Namen Ihres Vereins ein und wählen Sie ein Passwort.
- 2 Mitglieder importieren: Laden Sie eine Excel-Datei hoch oder fügen Sie Mitglieder von Hand hinzu. Ledenboek erkennt doppelte Einträge automatisch.
- 3 Mitglieder einladen: Versenden Sie Einladungen per E-Mail. Mitglieder legen ihr Konto an und haben sofort Zugang zu ihrem Portal.
Häufige Fragen zum Mitgliederportal
Was kostet ein Mitgliederportal?
Das Mitgliederportal ist in jedem Ledenboek-Abonnement enthalten, wie alle anderen Funktionen auch. Sie testen es 30 Tage kostenlos, danach zahlen Sie einen festen Jahresbetrag nach Anzahl der Mitglieder. Mehr dazu unter Preise.
Welche Vereine nutzen ein Mitgliederportal?
Alle Arten von Vereinen profitieren von einem Mitgliederportal: Sportvereine, Kulturvereine, Kleingartenvereine, Fanclubs, Nachbarschaftsvereine und Hobbyvereine. Jeder Verein mit Mitgliedern, die ihre Daten einsehen, Rechnungen bezahlen oder sich für Veranstaltungen anmelden möchten, hat etwas von einem Online-Mitgliederportal.
Können sich Mitglieder auch mit dem Smartphone anmelden?
Ja. Das Mitgliederportal von Ledenboek ist vollständig responsiv und funktioniert auf Computer, Tablet und Smartphone. Mitglieder öffnen einfach die Website im Browser und melden sich an. Eine eigene App ist nicht nötig.
Ist das Mitgliederportal sicher?
Ja. Alle Verbindungen sind per HTTPS verschlüsselt. Passwörter werden gehasht gespeichert. Vorstandsmitglieder können die Zwei-Faktor-Authentifizierung einschalten. Ledenboek erfüllt die DSGVO und speichert Daten innerhalb der EU.