Ledenadministratie bijhouden en bewaren
Wat je van een lid vastlegt, wat de AVG daarover zegt, hoe lang je het bewaart en wat je doet als iemand opzegt. Voor het bestuur dat het goed wil doen zonder er een studie van te maken.
30 dagen gratis proberenGeen creditcard nodig. Na 30 dagen stopt het vanzelf.
Wat leg je van een lid vast?
Leg vast wat je nodig hebt om iemand lid te laten zijn, en niet meer. Dat is ook wat de AVG vraagt: een gegeven dat je niet nodig hebt, hoef je ook niet te beschermen.
Naam en adres
Om een lid te kunnen bereiken en om de algemene vergadering bij te roepen.
E-mail en telefoon
Voor de nieuwsbrief, de factuur en de trainer die wil weten wie er komt.
Soort lidmaatschap en lid sinds
Want daar hangen het lidgeld en het stemrecht aan.
Betaalgegevens
Een IBAN en een mandaat alleen als je incasseert. Wie met een betaallink betaalt, hoeft geen rekeningnummer af te geven.
Geboortedatum
Alleen als het ertoe doet, bijvoorbeeld voor jeugdcontributie of een indeling op leeftijd.
Datum van opzegging
Zodat je weet tot wanneer iemand lidgeld verschuldigd is en wanneer je zijn gegevens kunt opruimen.
Wat er niet in hoort: gegevens over gezondheid, geloof of afkomst, tenzij het echt niet anders kan, en dan alleen met uitdrukkelijke toestemming. Een BSN heeft een vereniging nooit nodig.
Het ledenregister en je statuten
In de statuten van de meeste verenigingen staat dat het bestuur een register bijhoudt met de namen en adressen van de leden. Dat is ook praktisch: zonder actuele lijst kun je de algemene vergadering niet goed bijroepen en weet je bij een stemming niet wie stemrecht heeft.
In België is het voor een vzw een wettelijke plicht. Het register van de effectieve leden ligt op de zetel, een wijziging staat er binnen acht dagen in, en elk lid mag het inzien.
De AVG in vier punten
De AVG geldt voor elke vereniging, hoe klein ook. Voor een ledenadministratie komt het neer op vier dingen.
Een grondslag
Voor wat je nodig hebt om iemand lid te laten zijn, is het lidmaatschap zelf de grondslag. Voor iets extra's, zoals een foto op de website, vraag je toestemming.
Een privacyverklaring
Vertel je leden welke gegevens je vastlegt, waarvoor en hoe lang. Dat mag kort, als het maar klopt.
Inzage en correctie
Een lid mag zien wat je van hem hebt en een fout laten verbeteren. Kan hij dat zelf, dan hoeft niemand van het bestuur er iets voor te doen.
Een verwerkersovereenkomst
Houd je de ledenlijst bij in software van een ander, dan sluit je met die leverancier een verwerkersovereenkomst.
Hoe lang bewaar je het?
De AVG noemt geen vaste termijn. De regel is: niet langer dan nodig. Voor een actief lid is dat zolang hij lid is. Na een opzegging heb je zijn adres en telefoonnummer meestal niet meer nodig, en dan ruim je die op.
Voor alles wat met geld te maken heeft, geldt een bewaarplicht van zeven jaar: facturen, betalingen en de boekhouding. Die bewaar je dus ook van een oud-lid, met de naam die erop staat.
Leg je keuze vast in je privacyverklaring, bijvoorbeeld: contactgegevens tot een jaar na de opzegging, financiële gegevens zeven jaar. Dan weet een volgend bestuur ook waar het zich aan houdt.
Als een lid opzegt
Zet het lid op opgezegd, met de datum waarop het lidmaatschap stopt. Tot die datum is hij lidgeld verschuldigd, daarna telt hij niet meer mee voor de ledenlijst, de nieuwsbrief of de volgende lidgeldronde. Gooi hem niet meteen weg: zijn facturen en betalingen horen bij de boekhouding, en die heeft de kascommissie nog nodig.
Bij een bestuurswissel
Het moment waarop een ledenadministratie het vaakst misgaat, is de overdracht. Staat de lijst in een spreadsheet op de laptop van de secretaris, dan gaat hij met de secretaris mee, en de afspraken erover ook. Staat hij op één plek waar het bestuur met eigen rechten bij kan, dan draag je alleen een rol over.
Hoe Ledenboek daarbij helpt
- Een lid zet je op opgezegd met een opzegdatum. Oud-leden blijven apart zichtbaar en tellen niet mee in lijsten en rondes.
- Een lid met facturen kun je niet per ongeluk verwijderen, zodat facturen en betalingen de bewaartermijn halen.
- Een lid ziet zijn eigen gegevens in het ledenportaal en past zijn adres of telefoonnummer zelf aan.
- Elk bestuurslid ziet wat zijn rol nodig heeft. Een kascommissielid kijkt mee en wijzigt niets.
- De verwerkersovereenkomst hoort bij het abonnement; je hoeft er niets voor te regelen.
- De ledenlijst gaat met één klik naar Excel, voor een inzageverzoek of als je ooit wilt overstappen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag een vereniging gegevens van oud-leden bewaren?
De AVG noemt geen vaste termijn: niet langer dan nodig. Contactgegevens ruim je op na de opzegging, bijvoorbeeld na een jaar. Facturen, betalingen en de boekhouding bewaar je zeven jaar, ook van oud-leden.
Is een ledenregister verplicht?
In Nederland staat het in de statuten van de meeste verenigingen, en je hebt het nodig om de algemene vergadering bij te roepen. In België is een register van de effectieve leden voor een vzw wettelijk verplicht.
Heb ik toestemming nodig om gegevens van leden vast te leggen?
Niet voor wat je nodig hebt om iemand lid te laten zijn, want het lidmaatschap is dan de grondslag. Wel voor iets extra's, zoals een foto op de website of het delen van gegevens met een sponsor.
Mag ik de ledenlijst in Excel bijhouden?
Dat mag, als het bestand goed beveiligd is en je weet wie er een kopie van heeft. In de praktijk gaat het mis bij de bestuurswissel en bij het mailen van het bestand, en daar helpt een systeem met eigen rechten per bestuurslid.
Wat doe ik als een lid wil weten welke gegevens we van hem hebben?
Je laat hem binnen een maand zien wat je vastlegt, en verbetert wat niet klopt. Kan een lid zijn gegevens zelf inzien, bijvoorbeeld in een ledenportaal, dan is dat verzoek meestal al beantwoord.
Zoek je software voor het hele verhaal, van inschrijving tot lidgeld? Lees dan over ledenadministratie voor verenigingen.
Ondersteuning en je gegevens
Twee dingen waar je bij software voor je vereniging op moet kunnen rekenen: dat er iemand opneemt als je vastloopt, en dat je ledenbestand blijft waar het hoort.
Als je een vraag hebt
- ✓ Je mailt en er antwoordt een mens, binnen één werkdag
- ✓ Degene die antwoordt, heeft het gebouwd. Meld je een fout, dan is die soms dezelfde dag verholpen
- ✓ Geen bot die automatisch antwoordt. Wat je terugleest is door een mens geschreven
- ✓ Geen wachtrij, geen ticketnummer, geen chatbot die eerst vijf vragen stelt
- ✓ Meedenken over hoe jullie het willen inrichten hoort erbij en kost niets extra
Bellen kan op maandag tot en met vrijdag tussen 09.00 en 17.00 uur, op 084 833 2125. Geen wachtrij en geen keuzemenu; je krijgt degene die het gebouwd heeft. Zijn we in gesprek, spreek dan in; je hoort dezelfde werkdag terug. Buiten kantooruren en tijdens vakanties is er geen vervanging, dus dan gaat het per e-mail.
Waar je gegevens staan
- ✓ Alles binnen de EU. De servers staan bij Hetzner in Duitsland
- ✓ Ook elke partij die iets voor ons doet zit in de EU, in Nederland, Duitsland of Ierland. Geen doorgifte naar daarbuiten
- ✓ Ledenbestanden worden niet verkocht, niet verhuurd en niet gebruikt om je leden iets aan te bieden
- ✓ Lidgeld gaat rechtstreeks naar de rekening van de vereniging, niet via ons
- ✓ Je haalt je volledige ledenbestand er op elk moment zelf uit
De verwerkersovereenkomst staat online, met alle zes de partijen bij naam en waar ze zitten. Die hoort een vereniging te hebben; je hoeft er niet om te vragen.
Een ledenadministratie die je kunt overdragen
Leden, lidgeld en boekhouding op één plek, met rechten per bestuurslid en de verwerkersovereenkomst erbij.
30 dagen gratis proberen