Percevoir les cotisations
sans tracas
Factures en masse, paiement par Bancontact, domiciliation et rappels intelligents. Fini de courir après les membres.
Essayer 30 jours gratuitementUne histoire bien connue
Janvier. Le trésorier envoie un e-mail : « n'oubliez pas la cotisation ». La moitié paie sans problème, un quart après le premier rappel, et le reste arrive au compte-gouttes jusqu'au printemps. Pendant ce temps, quelqu'un tient un fichier Excel de qui a déjà payé, cherche des montants sur les extraits bancaires et envoie des rappels personnels. Chaque année, rebelote.
Il y a une autre manière. Avec Ledenboek, vous envoyez en une fois à toute l'association une facture avec un lien de paiement, vous voyez en direct qui a payé, et les rappels partent automatiquement. Les membres qui ont signé un mandat sont prélevés d'eux-mêmes.
Comment ça marche
Lancez une campagne de cotisations
Choisissez l'année et le tarif par type d'adhésion. Ledenboek crée une facture pour chaque membre actif, avec le bon montant pour les jeunes, les membres de la famille ou les membres d'honneur.
Les membres paient par Bancontact ou par domiciliation
Chaque membre reçoit un e-mail avec un lien de paiement. Un clic et le paiement est fait par Bancontact. Les membres qui ont un mandat numérique n'ont rien à faire : leur cotisation est prélevée automatiquement (via Mollie ou via un fichier SEPA pour votre propre banque).
Les rappels partent tout seuls
Celui qui n'a toujours pas payé après quelques semaines reçoit automatiquement un rappel aimable avec le même lien de paiement. Vous choisissez le ton et la fréquence.
Tout est en ordre dans l'administration
Les paiements reçus sont automatiquement liés au bon membre et à la bonne facture. Les virements figurant sur votre extrait bancaire sont eux aussi reconnus. Les vérificateurs aux comptes voient ensuite exactement ce qui s'est passé.
Deux façons de prélever
Vous pouvez faire passer la cotisation par notre intégration Mollie, ou déposer vous-même un fichier de prélèvement SEPA auprès de votre banque. Les deux sont possibles avec Ledenboek. La différence tient surtout au travail que cela vous demande chaque mois.
Via l'intégration Mollie
- ✓ Les membres donnent leur mandat en ligne via un lien. Pas de papier, pas de signatures à conserver.
- ✓ Le prélèvement se fait tout seul le jour que vous avez choisi. Vous n'avez rien à faire.
- ✓ Un prélèvement échoué est automatiquement relancé, et le membre est prévenu.
- ✓ Les rejets arrivent dans Ledenboek, vous n'avez donc pas à les chercher sur votre relevé bancaire.
- ✓ La preuve de chaque mandat est conservée chez Mollie et non dans votre classeur.
- ✓ Vos membres paient avec ce que vous activez chez Mollie : Bancontact, Bancontact pour vos membres belges, carte de crédit, PayPal ou un moyen de paiement allemand. Nous ne limitons pas ce choix.
Déposer vous-même auprès de votre banque
- • Vous demandez d'abord un identifiant créancier à votre banque et signez un contrat de domiciliation.
- • Chaque mois, vous récupérez le fichier de prélèvement dans Ledenboek et le chargez auprès de votre banque.
- • Cela doit se faire quatre à cinq jours ouvrables avant la date du prélèvement, sinon toute la série est décalée.
- • Vous voyez les rejets sur votre relevé bancaire et les reportez vous-même dans Ledenboek.
- • Vous conservez vous-même la preuve de chaque mandat, avec la date et la signature.
- • Un fichier de prélèvement ne permet que la domiciliation SEPA. Pas de carte de crédit, pas de PayPal, et vous ne pouvez pas l'utiliser pour un membre sans compte bancaire européen.
Avec l'intégration Mollie, nous retenons 2 % du montant payé ; les frais de Mollie s'y ajoutent. Si vous déposez vous-même le fichier auprès de votre banque, nous ne facturons rien par transaction et vous ne payez que les tarifs de votre banque.
Des tarifs flexibles
- ✓ Un tarif propre par type d'adhésion (jeunes, seniors, famille, membre d'honneur)
- ✓ Tarifs dégressifs : qui arrive plus tard dans la saison paie automatiquement moins
- ✓ Exceptions individuelles possibles par membre
- ✓ Perception annuelle, trimestrielle ou mensuelle
- ✓ Droit d'inscription et produits supplémentaires sur la même facture
Percevoir automatiquement cotisations et abonnements
Beaucoup d'associations ne perçoivent pas seulement une cotisation annuelle, mais aussi des abonnements récurrents : une revue, la location d'un terrain, une adhésion mensuelle reconduite ou un abonnement familial. Dans Ledenboek, vous gérez cotisations et abonnements au même endroit, liés au même membre.
Domiciliation SEPA récurrente
Les membres signent une seule fois un mandat numérique. Ensuite, la cotisation ou l'abonnement est prélevé automatiquement chaque année (ou chaque mois), sans que vous ayez à refaire quoi que ce soit.
Bancontact pour les paiements ponctuels
Les nouveaux membres ou les membres sans mandat paient en un clic via une demande de paiement Bancontact. Vous voyez immédiatement qui a payé.
Des abonnements à côté de la cotisation
Liez des abonnements distincts (revue, services supplémentaires, dons) à un membre, avec leur propre montant et leur propre rythme. Tout se retrouve dans un seul aperçu et dans la comptabilité.
Renouvellement automatique
Une nouvelle année associative ? Lancez une nouvelle campagne de cotisations et les mandats récurrents sont à nouveau prélevés. Les résiliations et changements de tarif sont automatiquement pris en compte.
Questions fréquentes
Quelle est la meilleure façon pour une association de percevoir les cotisations ?
Combinez des demandes de paiement Bancontact pour les nouveaux membres avec la domiciliation pour les membres qui ont signé un mandat. Ledenboek gère les deux depuis la gestion des membres, rappels compris.
Comment fonctionne le mandat numérique ?
Vous envoyez un lien au membre. Le membre confirme le mandat en ligne et, à partir de là, la domiciliation se fait automatiquement. Pas de formulaires papier ni de signatures à scanner.
Et si un membre ne paie pas ?
Le système envoie automatiquement des rappels et vous voyez exactement dans le tableau de bord qui doit encore payer. Plus besoin d'Excel.
Peut-on percevoir cotisations et abonnements ensemble ?
Oui. En plus de la cotisation annuelle, vous liez des abonnements distincts (par exemple une revue ou un service supplémentaire) à un membre, chacun avec son propre montant et son propre rythme. Ils sont perçus ensemble et comptabilisés ensemble.
La domiciliation (SEPA) fonctionne-t-elle pour les associations ?
Oui. Les membres signent en ligne un mandat SEPA numérique, puis la cotisation est prélevée automatiquement. Vous n'avez besoin ni de mandats papier ni d'un contrat de domiciliation séparé par membre.
Combien ça coûte ?
Ledenboek a un montant fixe par an selon votre nombre de membres, à partir de 99 € par an. Aucuns frais par transaction de notre part ; seul Mollie facture ses frais habituels si vous choisissez de passer par Mollie. Voir les tarifs.
Cette année, percevez sereinement
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