Tout ce dont votre association
a besoin

Le cœur de Ledenboek. Tous les membres, avec leurs données, leurs adhésions et leur historique, au même endroit et toujours à jour.

• ✓ Fiche membre complète avec adresse, coordonnées et historique d'adhésion
• ✓ Champs personnalisés par association (certifications, diplômes, tout ce que vous voulez)
• ✓ Adhésions familiales et pour enfants : plusieurs participants sous un seul compte
• ✓ Liens entre membres (partenaire, conjoint, parent et enfant, frère ou sœur)
• ✓ Groupes et équipes avec leurs propres couleurs et listes de diffusion
• ✓ Différents types d'adhésion avec leurs propres tarifs
• ✓ Import depuis Excel et export vers Excel et CSV, avec un modèle qui contient déjà vos propres champs
• ✓ Listes d'attente pour tout ce qui a des places limitées, avec un formulaire d'inscription pour votre propre site
• ✓ Petites annonces pour vos membres, avec un formulaire pour les personnes intéressées et, si vous le souhaitez, une publication sur votre site
• ✓ Résiliations avec date de fin et traitement automatique

Les nouveaux membres s'inscrivent eux-mêmes via un formulaire que vous composez. De l'inscription au paiement jusqu'au mail de bienvenue, sans travail manuel pour le conseil.

• ✓ Votre propre formulaire d'inscription, avec vos sections et vos champs
• ✓ Inscription au nom d'enfants ou de membres du ménage, plusieurs par compte
• ✓ Formules d'adhésion : choix obligatoire, options et frais d'inscription
• ✓ Tarifs dégressifs : qui arrive plus tard dans la saison paie moins
• ✓ Circuit d'approbation : le conseil approuve les inscriptions par e-mail
• ✓ Demande de paiement et mail de bienvenue automatiques après approbation
• ✓ Périodes d'essai et formules de découverte gratuites
• ✓ Fonctionne aussi intégré à votre propre site web

Percevoir les cotisations sans devoir relancer les membres par téléphone. Factures, liens de paiement et domiciliation, le tout relié à votre fichier des membres.

• ✓ Factures par membre ou en une fois pour toute l'association (campagnes)
• ✓ Liens de paiement à partager par e-mail ou WhatsApp
• ✓ Paiements Bancontact via Mollie
• ✓ Domiciliation SEPA avec mandat numérique
• ✓ Fichiers SEPA à charger dans votre propre banque
• ✓ Rappels de paiement automatiques
• ✓ Paiements récurrents par mois, trimestre ou année
• ✓ Notes de frais introduites, approuvées en une fois et remboursées avec un seul fichier bancaire
• ✓ Calcul au prorata par jour : qui arrive au milieu du mois paie un demi-mois
• ✓ TVA par produit, si nécessaire selon l'âge du membre
• ✓ Suspendre temporairement un abonnement, par exemple pendant un stage ou une blessure
• ✓ Factures aux sponsors et annonceurs (relations professionnelles)

Importer les extraits bancaires, relier automatiquement les transactions aux membres et aux factures, et obtenir les comptes annuels en un clic. En savoir plus sur le logiciel comptable.

• ✓ Import des extraits bancaires aux formats CODA, MT940 ou CAMT
• ✓ Reconnaissance automatique des transactions et lien avec les membres, notamment grâce à la communication structurée
• ✓ Catégories et règles pour classer les recettes et les dépenses
• ✓ Lettrage des factures avec les transactions bancaires
• ✓ Comptes annuels avec graphiques, prêts pour l'assemblée générale
• ✓ Chiffre d'affaires par lieu et par produit, avec facturé, reçu et ouvert côte à côte
• ✓ Prévisions pour l'année suivante, avec des hypothèses modifiables
• ✓ Pièces jointes et notes pour chaque transaction
• ✓ Budget annuel avec montants par catégorie
• ✓ Suivi séparé des fonds et réserves (fonds de réserve, fonds jubilé)

Qui siège où, depuis quand, et qui peut faire quoi. Plus tout ce qu'il faut pour des décisions bien tenues et le contrôle annuel par les vérificateurs aux comptes.

• ✓ Rôles au conseil avec date de début, date de fin et historique
• ✓ Droits par rôle : le trésorier voit l'argent, le secrétaire voit les membres
• ✓ Commissions et groupes de travail, y compris avec des personnes externes (non-membres)
• ✓ Vérificateurs aux comptes avec leur propre accès et signature numérique de la décharge
• ✓ Votes sur les décisions, avec quorum et pondération des voix
• ✓ Réunions avec ordre du jour, présences et points d'action
• ✓ Journal d'audit : qui a modifié quoi, et quand
• ✓ Signalement des postes vacants et des prochains changements
• ✓ Coffre-fort de documents : statuts, règlements, polices d'assurance et procès-verbaux avec dates d'échéance
• ✓ Gestion des contrats avec alerte avant leur échéance
• ✓ Dossiers par sujet et une liste de tâches pour les bénévoles

Tout ce que vous organisez, avec inscription et paiement. Et des revenus en plus grâce aux enchères et à votre propre boutique de club.

• ✓ Événements avec inscription en ligne et paiement immédiat
• ✓ Réduction ou entrée gratuite pour les membres, vérifiée automatiquement
• ✓ Page d'inscription publique à partager, sans compte nécessaire
• ✓ Enchères en ligne avec des lots et des offres jusqu'à la fin du compte à rebours
• ✓ Boutique en ligne pour les articles du club, avec gestion du stock
• ✓ Commandes avec suivi de colis et confirmation d'envoi
• ✓ Alerte de stock automatique pour le conseil
• ✓ Export des listes de participants pour le jour même
• ✓ Plusieurs épreuves sur une même journée : catégories, disciplines ou poules avec leur propre maximum et leur propre prix
• ✓ Enregistrement et publication des résultats, sur votre propre site et par e-mail aux participants
• ✓ Activités de membres : des membres ou des professeurs organisent eux-mêmes des activités avec inscription

Des e-mails au nom de votre association, depuis votre propre adresse, à vos couleurs. Les membres voient tout de suite de qui ils viennent.

• ✓ Envoi depuis votre propre adresse e-mail et votre propre domaine
• ✓ Modèles d'e-mail à vos couleurs, avec logo
• ✓ Annonces pour les membres dans l'espace membres
• ✓ Listes de diffusion par groupe ou par commission
• ✓ Liste d'envoi pour votre bulletin ou votre revue, étiquettes comprises
• ✓ Changement d'adresse e-mail avec double confirmation (sécurisé)

Les membres s'en occupent eux-mêmes : mettre à jour leurs données, consulter et payer leurs factures, s'inscrire aux événements. Le conseil n'a plus rien à faire. En savoir plus sur l'espace membres.

• ✓ Consulter et modifier ses propres données
• ✓ Payer directement les factures ouvertes avec Bancontact
• ✓ Historique des paiements et attestation d'adhésion
• ✓ Inscription aux événements au tarif membre
• ✓ Gérer les données des enfants ou des membres du ménage
• ✓ Les annonces du conseil au même endroit
• ✓ Avantages membres : réductions chez des partenaires, avec leurs logos, dans l'espace membres
• ✓ Signalements : les membres signalent quelque chose au conseil et en suivent le statut

Ledenboek fonctionne avec les outils que vous utilisez déjà, et traite les données de vos membres avec soin.

• ✓ Formulaire d'inscription intégré à votre propre site web
• ✓ Mollie pour Bancontact et la domiciliation
• ✓ Connexion IA : posez vos questions sur votre association via ChatGPT ou Claude
• ✓ Vérification en deux étapes (2FA) pour les comptes du conseil
• ✓ Serveurs en Europe, conforme au RGPD, sauvegardes quotidiennes