Des notes de frais sans photos envoyées par messagerie
Les administrateurs introduisent leurs frais avec le justificatif. Le trésorier approuve toute une pile en une seule fois et rembourse tout avec un fichier bancaire, quel que soit le nombre de notes de frais.
Pourquoi cela se passe souvent mal
Les notes de frais arrivent sous forme de message avec une photo de travers, d'un e-mail sans montant ou d'un papier glissé après la réunion. Le trésorier les garde en tête ou dans une liste à part, et en fin d'année plus rien ne correspond avec la banque.
Dans Ledenboek, la personne introduit elle-même sa note, avec le montant, une description et le justificatif en pièce jointe. La note suit ensuite un circuit fixe : brouillon, introduite, approuvée ou refusée, et remboursée. Vous voyez toujours où elle en est.
Comment ça se passe
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1
Le membre introduit sa note
Sous Notes de frais, un administrateur indique le montant et la description, ou choisit des kilomètres, et ajoute une photo ou un PDF du justificatif. Un numéro de compte est nécessaire, car c'est là que l'argent sera versé. Tant que c'est un brouillon, il peut encore le modifier.
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2
Vous évaluez
Le trésorier reçoit une notification et voit sous Traiter tout ce qui l'attend, avec le justificatif. Cochez ce qui est en ordre et approuvez-le en une seule fois ; ce qui ne va pas, vous le refusez avec une raison, pour que la personne sache ce qu'elle doit faire. Une note de frais restée à l'état de brouillon peut aussi être traitée ainsi.
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3
Rembourser
Sous À payer, vous téléchargez le fichier bancaire : un fichier de virements SEPA avec un virement par personne, que vous importez dans votre banque comme paiement groupé. Vingt notes de frais de huit personnes font alors huit virements, signés en une seule fois au lieu d'être ressaisis vingt fois. Ensuite, vous les marquez comme payées, et chaque demandeur reçoit un e-mail.
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4
Retrouver
Toutes les notes de frais restent conservées avec leur justificatif et leur statut, filtrables par statut et par personne.
Beaucoup de notes de frais ? C'est là que vous gagnez le plus
Dans un club avec beaucoup de bénévoles, d'entraîneurs ou de commissions, des dizaines de justificatifs arrivent chaque mois. L'approbation et le remboursement se font alors par pile plutôt qu'à l'unité : cocher, approuver, télécharger le fichier bancaire et l'importer dans votre banque.
À quoi ressemble l'aperçu des notes de frais
Ce qu'il ne fait pas
- •Ledenboek n'effectue pas le virement lui-même. Il prépare le fichier bancaire ; vous l'importez et le signez dans votre propre banque.
- •Pour les kilomètres, Ledenboek applique un tarif fixe par association, par défaut 0,23 € par kilomètre. Des tarifs différents par personne ou par trajet ne sont pas prévus.
- •Les justificatifs sont conservés tels qu'ils ont été fournis. Aucun texte n'est lu sur la photo pour remplir le montant automatiquement.
Questions fréquentes
Les membres ordinaires peuvent-ils aussi introduire des notes de frais, ou seulement les administrateurs ?
Les administrateurs. Toute personne qui a un rôle au conseil d'administration peut introduire une note de frais ; les membres ordinaires ne peuvent pas encore le faire via l'espace membres.
Les vérificateurs aux comptes voient-ils les justificatifs ?
Les notes de frais elles-mêmes ne figurent pas dans l'espace des vérificateurs aux comptes. Le remboursement bien : il apparaît comme transaction bancaire sur l'extrait, et c'est là que les vérificateurs laissent leurs remarques.
Puis-je refuser une note de frais en indiquant une raison ?
Oui. La personne voit la raison et peut adapter sa note de frais puis l'introduire à nouveau.
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