Onkosten declareren zonder appjes met foto's
Bestuursleden dienen hun onkosten in met een bon erbij. De penningmeester keurt een hele stapel in één keer goed en betaalt alles uit met één bankbestand, hoeveel declaraties het ook zijn.
Waarom dit meestal misgaat
Declaraties komen binnen als een appje met een schuine foto, een mailtje zonder bedrag, of een briefje na de vergadering. De penningmeester houdt het bij in zijn hoofd of in een apart lijstje, en aan het eind van het jaar klopt het niet meer met de bank.
In Ledenboek dient de indiener het zelf in, met bedrag, omschrijving en de bon als bijlage. Het loopt daarna langs een vaste route: concept, ingediend, goedgekeurd of geweigerd, en uitbetaald. Je ziet altijd waar iets staat.
Zo gaat het
-
1
Het lid dient in
Onder Declaraties vult een bestuurslid het bedrag en de omschrijving in, of kiest kilometers, en voegt een foto of pdf van de bon toe. Er hoort een rekeningnummer bij, want daar gaat het geld naartoe. Zolang het een concept is kan hij het nog aanpassen.
-
2
Jij beoordeelt
De penningmeester krijgt een melding en ziet onder Afhandelen alles wat op hem wacht, met de bon erbij. Vink aan wat in orde is en keur het in één keer goed; wat niet klopt wijs je af met een reden, zodat de indiener weet wat er moet gebeuren. Ook een declaratie die als concept is blijven liggen kun je zo afhandelen.
-
3
Uitbetalen
Onder Te betalen download je het bankbestand: een SEPA-overboekingsbestand met één overboeking per persoon, dat je bij je bank inleest als batchbetaling. Twintig declaraties van acht mensen zijn dan acht overboekingen, in één keer ondertekend in plaats van twintig keer overtypen. Daarna zet je ze op betaald, en elke declarant krijgt daar een mail over.
-
4
Terugvinden
Alle declaraties blijven bewaard met hun bon en status, te filteren op status en persoon.
Veel declaraties? Dan scheelt dit het meest
Bij een club met veel vrijwilligers, trainers of commissies komen er elke maand tientallen bonnen binnen. Goedkeuren en uitbetalen gaan dan per stapel in plaats van per stuk: aanvinken, goedkeuren, bankbestand downloaden en inlezen bij je bank.
Zo ziet het declaratieoverzicht eruit
Wat het niet doet
- •Ledenboek maakt de betaling niet zelf over. Het maakt het bankbestand; inlezen en ondertekenen doe je bij je eigen bank.
- •Voor kilometers rekent Ledenboek met één vast tarief per vereniging, standaard € 0,23 per kilometer. Wisselende tarieven per persoon of per rit zitten er niet in.
- •Bonnen worden bewaard zoals ze zijn aangeleverd. Er wordt geen tekst uit de foto gelezen om het bedrag automatisch in te vullen.
Veelgestelde vragen
Kunnen gewone leden ook declareren of alleen bestuursleden?
Bestuursleden. Een declaratie indienen kan iedereen met een bestuursrol; gewone leden kunnen het nog niet via het ledenportaal.
Ziet de kascommissie de bonnen?
De declaraties zelf zitten niet in de kascommissieomgeving. De uitbetaling wel: die staat als banktransactie op het afschrift, en daar hangt de kascommissie haar opmerkingen aan.
Kan ik een declaratie afwijzen met een reden?
Ja. De indiener krijgt de reden te zien en kan de declaratie aanpassen en opnieuw indienen.