Onkosten declareren zonder appjes met foto's

Waarom dit meestal misgaat

Declaraties komen binnen als een appje met een schuine foto, een mailtje zonder bedrag, of een briefje na de vergadering. De penningmeester houdt het bij in zijn hoofd of in een apart lijstje, en aan het eind van het jaar klopt het niet meer met de bank.

In Ledenboek dient de indiener het zelf in, met bedrag, omschrijving en de bon als bijlage. Het loopt daarna langs een vaste route: concept, ingediend, goedgekeurd of geweigerd, en uitbetaald. Je ziet altijd waar iets staat.

Zo gaat het

1. 1

   Het lid dient in

   Onder Declaraties vult een bestuurslid het bedrag en de omschrijving in, of kiest kilometers, en voegt een foto of pdf van de bon toe. Er hoort een rekeningnummer bij, want daar gaat het geld naartoe. Zolang het een concept is kan hij het nog aanpassen.

2. 2

   Jij beoordeelt

   De penningmeester krijgt een melding, ziet de declaratie met de bon erbij en keurt goed of af. Bij een afwijzing geef je de reden mee, zodat de indiener weet wat er moet gebeuren.

3. 3

   Uitbetalen

   Onder Te betalen download je het bankbestand: een SEPA-overboekingsbestand met één overboeking per persoon, dat je bij je bank inleest als batchbetaling. Daarna zet je ze op betaald, en elke declarant krijgt daar een mail over.

4. 4

   Terugvinden

   Alle declaraties blijven bewaard met hun bon en status, te filteren op status en persoon.

Zo ziet het declaratieoverzicht eruit

Wat het niet doet

• •Ledenboek maakt de betaling niet zelf over. Het maakt het bankbestand; inlezen en ondertekenen doe je bij je eigen bank.
• •Voor kilometers rekent Ledenboek met één vast tarief per vereniging, standaard € 0,23 per kilometer. Wisselende tarieven per persoon of per rit zitten er niet in.
• •Bonnen worden bewaard zoals ze zijn aangeleverd. Er wordt geen tekst uit de foto gelezen om het bedrag automatisch in te vullen.

Veelgestelde vragen