Transférer votre fichier des membres en une fois

Pourquoi cela se passe souvent mal

Chaque liste de membres a grandi à sa façon. L'une met les initiales après le nom de famille, l'autre le numéro après le nom de rue, et presque chaque export contient des colonnes que seul l'ancien logiciel comprenait. Tout retaper prend un après-midi pour deux cents membres, et une semaine pour cinq cents.

Ledenboek regarde donc le nom de vos colonnes et pas leur ordre. S'il trouve une colonne qui s'appelle Achternaam ou E-mailadres, cela lui suffit. Ce qu'il ne reconnaît pas, il le laisse de côté et le signale, pour que vous puissiez en juger vous-même au lieu de le voir disparaître sans bruit.

Comment ça se passe

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   Allez dans Membres et choisissez Importer

   Vous pouvez envoyer votre propre fichier, ou d'abord télécharger le modèle proposé sur cet écran. Ce modèle contient déjà vos propres champs, avec les bons en-têtes.

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   Envoyez votre fichier Excel

   La ligne d'en-tête ne doit pas forcément se trouver sur la première ligne. S'il y a au-dessus un en-tête de lettre avec le nom de votre association et une date, Ledenboek cherche lui-même la ligne où commencent les noms de colonnes.

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   Vérifiez l'aperçu

   Vous voyez pour chaque ligne ce qui va se passer : nouveau membre, mise à jour ou ignoré. En haut figurent les colonnes qui n'ont pas été reconnues. Cochez si vous le souhaitez la case pour mettre à jour les membres existants.

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   Importez et lisez le message

   À la fin, vous voyez combien de membres ont été créés, mis à jour et ignorés, avec ce qui n'a pas fonctionné. Un membre créé reste en place, même si un élément isolé comme un produit ou un champ personnalisé n'a pas pu être relié.

Quelles colonnes sont reconnues

Les en-têtes français courants (Prénom, Nom, Rue, Code postal, Localité, Date de naissance, Membre depuis) sont reconnus, tout comme les noms néerlandais ci-dessous. Les majuscules, les espaces et une précision entre parenthèses ne comptent pas. Plusieurs écritures par champ, car chacun nomme la même chose autrement.

Si une colonne porte un nom un peu différent de ceux ci-dessus, renommez-la dans votre fichier. C'est plus rapide que d'adapter l'import, et l'écran d'aperçu vous montre tout de suite si c'est correct.

Deux informations dans une colonne

• •Si le nom figure sous la forme « Meijs, G.P.M. » dans une seule colonne, les initiales sont retirées : il reste Meijs, avec G.P.M. comme initiales. Une particule placée après les initiales passe devant : « Vries, J.H. de » devient de Vries.
• •Si l'adresse figure sous la forme « Einder Coolhoff 94 » dans une seule colonne, la rue et le numéro sont séparés. Un complément reste avec le numéro, donc 12a et 12-3 restent entiers.
• •Si vous avez Telefoon et Mobiel dans des colonnes séparées, le numéro fixe va dans le champ téléphone et le numéro mobile le complète là où il est vide. Vous voulez garder les deux ? Créez alors un champ personnalisé pour le second numéro.
• •Si une cellule contient deux adresses e-mail, séparées par un point-virgule ou une virgule, la première devient l'adresse du membre et la seconde son adresse secondaire.

Ce qu'il ne fait pas

• •Un numéro de compte ne devient un mandat que si une référence de mandat et une date de signature l'accompagnent. Sans ces deux éléments, le numéro va dans les données de paiement, où il relie votre extrait bancaire au bon membre.
• •Un nom de produit qui n'existe pas n'est pas créé mais signalé. Créez d'abord le produit, sinon cette adhésion reste sans lien.
• •Un champ personnalisé que vous n'avez pas encore créé n'est pas créé automatiquement. Préparez donc vos propres champs avant l'import.
• •Si votre champ personnalisé porte le même nom qu'un champ standard, par exemple Voorletters, le champ standard l'emporte. Votre propre champ reste alors vide.

Questions fréquentes