Ihren Mitgliederbestand in einem Schritt übernehmen

Warum das meistens mühsam ist

Jede Mitgliederliste ist anders gewachsen. Die eine hat die Initialen hinter dem Nachnamen, die andere die Hausnummer hinter dem Straßennamen, und fast jeder Export hat Spalten, die nur die alte Verwaltung verstand. Abtippen ist bei zweihundert Mitgliedern ein Nachmittag, bei fünfhundert eine Woche.

Ledenboek achtet deshalb auf die Namen Ihrer Spalten und nicht auf ihre Reihenfolge. Gibt es irgendwo eine Spalte für den Nachnamen oder die E-Mail-Adresse, reicht das. Was es nicht erkennt, lässt es stehen und meldet es, damit Sie es selbst beurteilen können, statt dass es stillschweigend verschwindet.

So funktioniert es

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   Gehen Sie zu Mitglieder und wählen Sie Importieren

   Sie können Ihre eigene Datei hochladen oder zuerst die Vorlage herunterladen, die auf dieser Seite bereitsteht. In dieser Vorlage stehen Ihre eigenen Felder schon mit den richtigen Spaltenüberschriften.

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   Laden Sie Ihre Excel-Datei hoch

   Die Kopfzeile muss nicht in der ersten Zeile stehen. Steht darüber ein Briefkopf mit dem Namen Ihres Vereins und einem Datum, sucht Ledenboek selbst die Zeile, in der die Spaltennamen beginnen.

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   Prüfen Sie die Vorschau

   Sie sehen für jede Zeile, was passieren wird: neues Mitglied, aktualisieren oder überspringen. Oben steht, welche Spalten nicht erkannt wurden. Setzen Sie bei Bedarf das Häkchen, um bestehende Mitglieder zu aktualisieren.

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   Importieren und die Meldung lesen

   Danach steht dort, wie viele Mitglieder angelegt, aktualisiert und übersprungen wurden, und was nicht geklappt hat. Ein angelegtes Mitglied bleibt bestehen, auch wenn ein einzelner Teil wie ein Produkt oder ein eigenes Feld nicht zugeordnet werden konnte.

Welche Spalten erkannt werden

Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und eine Erläuterung in Klammern spielen keine Rolle. Der Import erkennt die gängigen deutschen Spaltennamen (Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Geburtsdatum, Mitglied seit) ebenso wie die niederländischen unten; die Vorlage auf der Importseite enthält sie bereits.

Heißt eine Spalte etwas anders als oben, benennen Sie sie in Ihrer Datei um. Das geht schneller, als den Import daran anzupassen, und Sie sehen in der Vorschau sofort, ob es stimmt.

Zwei Angaben in einer Spalte

• •Steht der Name als „Meijs, G.P.M.“ in einer Spalte, werden die Initialen abgetrennt: Es steht dann Meijs da, mit G.P.M. als Initialen. Ein Namenszusatz hinter den Initialen wandert mit nach vorn: „Vries, J.H. de“ wird zu de Vries.
• •Steht die Adresse als „Hauptstraße 94“ in einer Spalte, werden Straße und Hausnummer getrennt. Ein Zusatz bleibt bei der Nummer, 12a und 12-3 bleiben also ganz.
• •Haben Sie Festnetz und Mobilnummer in getrennten Spalten, kommt die Festnetznummer ins Telefonfeld und die Mobilnummer füllt es dort, wo es leer ist. Wollen Sie beide behalten, legen Sie für die zweite Nummer ein eigenes Feld an.
• •Stehen zwei E-Mail-Adressen in einer Zelle, getrennt durch Semikolon oder Komma, wird die erste zur Adresse des Mitglieds und die zweite zur zweiten Adresse.

Was es nicht kann

• •Eine Kontonummer wird erst zum Mandat, wenn auch eine Mandatsreferenz und ein Unterschriftsdatum dabeistehen. Ohne diese beiden landet die Nummer bei den Zahlungsdaten, wo sie Ihren Kontoauszug dem richtigen Mitglied zuordnet.
• •Ein Produktname, den es nicht gibt, wird nicht angelegt, sondern gemeldet. Legen Sie das Produkt zuerst an, sonst bleibt diese Mitgliedschaft ohne Zuordnung.
• •Ein eigenes Feld, das Sie noch nicht angelegt haben, entsteht nicht von selbst. Richten Sie Ihre eigenen Felder also vor dem Import ein.
• •Heißt Ihr eigenes Feld genauso wie ein Standardfeld, zum Beispiel Initialen, gewinnt das Standardfeld. Ihr eigenes Feld bleibt dann leer.

Häufige Fragen