La gestion des membres qui se tient à jour toute seule Pour les conseils d'administration qui s'en occupent à côté de leur travail

Ledenboek est un logiciel complet de gestion des membres en ligne, conçu spécialement pour les associations. Il offre tous les outils nécessaires à une gestion professionnelle : gestion des membres, paiements en ligne par Bancontact, perception des cotisations, facturation, gestion des activités, gestion du conseil d'administration, commissions, communication par e-mail et automatisation des processus. Le tout sur une plateforme claire et conviviale, accessible de partout.

Ledenboek convient à presque tous les types d'associations en Belgique : clubs sportifs (football, tennis, hockey, natation, athlétisme), associations de loisirs (photo, échecs, bridge, modélisme), associations de défense d'intérêts, associations culturelles (musique, théâtre, art, chorale), comités de quartier, cercles étudiants, associations d'entrepreneurs, amicales du personnel et fondations. Des petits clubs de 10 membres aux grandes associations de plus de 500 membres : le système grandit avec vos besoins.

Vous pouvez commencer en 5 minutes. Créez un compte, encodez les données de votre association et c'est prêt. L'import d'une liste des membres existante prend encore 15 à 30 minutes selon sa taille. La plupart des associations sont pleinement opérationnelles en moins d'une heure. Nos guides et notre assistance vous aident à démarrer rapidement.

Oui, Ledenboek est entièrement responsive et fonctionne parfaitement sur smartphone et tablette. En déplacement, vous retrouvez vite un membre, vérifiez un paiement ou envoyez un e-mail. L'espace membres est lui aussi adapté au mobile, pour que vos membres puissent facilement se connecter et payer depuis leur téléphone.

Ledenboek pratique des tarifs transparents basés sur le nombre de membres :

• Mini : 99 €/an (1 à 50 membres)
• Base : 179 €/an (51 à 150 membres)
• Standard : 299 €/an (151 à 300 membres)
• Plus : 449 €/an (301 à 500 membres)
• Grand : 449 €/an plus 0,60 € par membre au-delà de 500

Important : tous les abonnements comprennent exactement les mêmes fonctionnalités. Vous ne payez donc davantage que si vous avez plus de membres, jamais pour des fonctions supplémentaires.

Oui, chaque abonnement commence par 30 jours d'essai gratuit. Vous ne devez pas donner de carte de crédit et vous ne vous engagez à rien. Pendant la période d'essai, vous avez accès à toutes les fonctions, pour tester Ledenboek à fond avec votre propre association. Après 30 jours, vous décidez vous-même si vous continuez.

Oui, vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment. Il n'y a pas de délai de préavis et vous n'êtes lié à rien. En cas de résiliation, votre abonnement court jusqu'à la fin de la période payée. Nous pensons que vous restez chez nous parce que vous êtes satisfait, pas parce qu'un contrat vous y oblige.

Oui, Ledenboek grandit avec votre association. Au-delà de 500 membres, vous payez 449 € par an plus 0,60 € par membre supplémentaire, sans devis ni sur-mesure. La technique est conçue pour traiter sans problème de grands nombres de membres, de factures et d'e-mails.

À la fin de votre abonnement, vous pouvez d'abord exporter toutes vos données vers Excel. Nous conservons vos données encore 60 jours, après quoi elles sont définitivement supprimées. Vous pouvez aussi demander une suppression complète plus tôt. Nous veillons à ce que vous puissiez passer sans difficulté à un autre système, si vous le souhaitez.

Grâce à notre intégration Mollie, Ledenboek prend en charge les moyens de paiement courants en Belgique : Bancontact, carte de crédit (Visa, Mastercard, American Express), PayPal, virement SEPA et Apple Pay. Vos membres peuvent donc toujours payer de la manière qui leur convient. Tous les paiements sont traités rapidement et en toute sécurité.

Ledenboek automatise toute la perception de vos cotisations. Vous fixez une seule fois les montants par type d'adhésion. Le système génère ensuite automatiquement les factures, les envoie par e-mail avec un lien de paiement direct et suit tous les paiements. Les membres paient en un clic par Bancontact. En l'absence de paiement, des rappels partent automatiquement. Vous voyez à tout moment, en temps réel, qui a payé et qui ne l'a pas fait.

Oui, Ledenboek gère un nombre illimité de montants de cotisation. Vous pouvez fixer des tarifs par type d'adhésion (par exemple senior, junior, famille, membre d'honneur), par catégorie d'âge, voire par membre. Les tarifs dégressifs et les adhésions familiales sont également possibles. Le système calcule automatiquement le bon montant pour chaque membre.

Oui, vous pouvez programmer des rappels de paiement automatiques. Vous décidez vous-même après combien de jours un rappel part et combien de rappels sont envoyés au maximum. Les e-mails sont entièrement personnalisables pour votre association et contiennent un lien de paiement direct. Vous gagnez ainsi des heures de travail administratif et augmentez la part des paiements à temps.

En plus des factures de cotisation automatiques, vous pouvez aussi créer des factures manuellement. Sélectionnez le membre, ajoutez des lignes de facture (par exemple pour un atelier ou du matériel) et envoyez la facture par e-mail avec un lien de paiement. Le membre paie directement par Bancontact et le paiement est enregistré automatiquement.

Oui. Ledenboek dispose lui-même d'un grand livre, d'un bilan et d'un compte de résultats, si bien que beaucoup d'associations n'ont pas besoin d'un logiciel comptable séparé. Si vous souhaitez malgré tout transférer vos données, Ledenboek fournit un fichier d'audit (XAF) et le journal en CSV, que tout logiciel comptable courant peut importer. Découvrez comment Ledenboek fonctionne comme logiciel comptable pour associations.

Importer votre liste des membres existante est simple. Chargez un fichier Excel contenant les données de vos membres. Ledenboek reconnaît automatiquement les noms de colonnes courants (nom, adresse, e-mail, date de naissance, etc.) et vous aide à attribuer correctement les champs. Après vérification, vous importez tout en un clic. La plupart des associations sont pleinement opérationnelles en moins d'une heure.

Ledenboek offre de nombreuses possibilités pour la gestion des membres. Champs standard : nom, adresse, e-mail, téléphone, date de naissance, type d'adhésion, date d'inscription, montant de la cotisation et statut de paiement. Vous pouvez en outre ajouter un nombre illimité de champs personnalisés pour des informations spécifiques comme le numéro de fédération, la taille de vêtement, le régime alimentaire, ou tout ce dont votre association a besoin. Toutes les données sont consultables et exportables.

Oui, via l'espace membres, les membres peuvent se connecter pour consulter et mettre à jour leurs propres données. Ils voient leurs coordonnées, les informations sur leur adhésion, l'historique de leurs paiements et leurs factures ouvertes. Ils encodent eux-mêmes un changement d'adresse ou une nouvelle adresse e-mail. Le conseil d'administration gagne ainsi beaucoup de travail administratif et les données restent toujours à jour.

Ledenboek génère une page d'inscription propre à votre association. Les nouveaux membres y encodent leurs données, choisissent leur type d'adhésion et paient directement leur cotisation par Bancontact. Une fois le paiement réussi, ils sont automatiquement ajoutés à votre fichier des membres et reçoivent un e-mail de bienvenue. Tout le processus est entièrement automatisé.

Oui, Ledenboek permet de lier des membres entre eux. Vous pouvez enregistrer des liens familiaux (parent-enfant, partenaires), mais aussi des conjoints, frères et sœurs. C'est pratique pour les adhésions familiales, la facturation à une seule adresse ou le suivi des jeunes membres avec leurs parents.

Ledenboek enregistre toutes les résiliations automatiquement. Vous encodez une résiliation dans le fichier des membres, avec la date de fin et le motif ; un membre ne peut pas le faire lui-même dans l'espace membres. Vous voyez la date de résiliation, le motif (s'il a été donné) et la date de fin de l'adhésion. L'historique reste conservé pour votre administration. Vous gardez ainsi toujours une vue sur les entrées et sorties de membres.

Oui, vous pouvez ajouter un nombre illimité de champs personnalisés au profil des membres. Créez des champs texte, des champs numériques, des champs de date, des listes déroulantes ou des cases à cocher. Exemples : numéro de fédération, taille de vêtement, régime alimentaire, permis de conduire ou division de compétition. Tous les champs personnalisés sont consultables, filtrables et exportables.

Vous placez le formulaire d'inscription, la liste des membres ou l'agenda sur votre propre site avec quelques lignes de code. Cela fonctionne sur n'importe quel site, y compris WordPress, Wix ou une page faite maison. Ce que vous intégrez reste à jour tout seul, puisque cela vient directement de Ledenboek.

Non. Vous copiez une ligne de code depuis Ledenboek et vous la collez à l'endroit voulu. Dans WordPress, cela se fait dans un simple bloc de texte. Vous n'y arrivez pas ? Envoyez-nous un e-mail, nous vous aidons volontiers.

Oui, pour votre propre site web. Avec une clé API, votre site inscrit de nouveaux membres, met à jour leurs données et traite les résiliations ; c'est aussi sur cette base que fonctionne le plugin WordPress. Pour afficher des listes sur votre site, il existe des éléments intégrables, et pour les assistants IA une connexion distincte. Il n'y a pas d'API générale pour lire toutes vos données ; écrivez-nous si vous souhaitez relier quelque chose de précis.

Oui, vous pouvez exporter toutes les données vers Excel (XLSX) ou CSV. Exportez votre liste des membres complète, une sélection filtrée, des aperçus de paiements ou des listes d'adresses. Les exports contiennent toutes les colonnes utiles et sont directement utilisables pour un publipostage, une analyse ou une transmission à des tiers (par exemple la fédération ou l'assureur).

Ledenboek prend en charge le Model Context Protocol (MCP), le standard ouvert qui permet à des assistants IA comme Claude et ChatGPT d'interroger directement des systèmes externes. Chaque administrateur reçoit une URL personnelle et sécurisée, que vous ajoutez facilement à votre assistant IA. Vous pouvez ensuite poser vos questions en français : « Combien de membres avons-nous ? », « Qui fait partie des vérificateurs aux comptes ? » ou « Quelles sont les factures ouvertes ? ». Votre assistant IA interroge Ledenboek en temps réel et vous répond directement. La connexion respecte votre rôle : un trésorier voit les données financières, un secrétaire non. Quand votre mandat prend fin, l'accès s'arrête automatiquement. Vous n'avez rien à installer : c'est simplement une URL.

La sécurité est une priorité absolue chez Ledenboek. Toutes les données sont transmises chiffrées (TLS), et les clés sensibles sont stockées chiffrées dans la base de données. Nous effectuons des sauvegardes automatiques chaque jour. Nos serveurs se trouvent dans un centre de données sécurisé en Europe. Nous sommes entièrement conformes au RGPD et ne partageons jamais de données avec des tiers. L'accès au système est protégé par des mots de passe forts et une authentification à deux facteurs (2FA).

L'authentification à deux facteurs (2FA) ajoute une couche de sécurité supplémentaire à votre compte. En plus de votre mot de passe, vous avez besoin d'un code provenant d'une application d'authentification sur votre téléphone (comme Google Authenticator ou Microsoft Authenticator). Même si quelqu'un connaît votre mot de passe, il ne peut pas se connecter sans votre téléphone. Vous activez facilement la 2FA dans les paramètres de votre compte.

Oui, Ledenboek est entièrement conforme au RGPD. Nous traitons les données personnelles uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Les membres peuvent consulter, corriger et faire supprimer leurs données. Nous proposons un contrat de sous-traitance et vous aidons à remplir vos obligations de responsable du traitement. La protection de la vie privée dès la conception est un principe de base de notre logiciel.

Ledenboek suit automatiquement les e-mails qui n'arrivent pas (bounces). Vous recevez un aperçu des adresses e-mail invalides pour pouvoir les corriger. Le système évite les envois répétés vers des adresses erronées, ce qui protège votre réputation d'expéditeur et garantit que vos messages arrivent réellement.

Oui, Ledenboek comprend des fonctions d'e-mail complètes. Vous pouvez écrire à tous les membres, à des groupes précis ou à des membres individuels. Les e-mails partent aux couleurs de votre association, avec son logo. Vous pouvez créer des modèles pour les messages fréquents. Tous les e-mails envoyés sont enregistrés, pour que vous puissiez toujours retrouver ce qui a été envoyé.

Oui, vous pouvez créer un nombre illimité de groupes et de commissions. Pensez aux équipes, groupes de travail, commissions ou sections. Pour chaque groupe, vous déterminez quels membres en font partie et qui est la personne de contact. Vous pouvez facilement envoyer des e-mails à des groupes précis. C'est idéal pour les équipes sportives, les groupes de travail d'un événement ou la communication propre à une section.

Ledenboek suit automatiquement la composition de votre conseil d'administration. Vous enregistrez qui occupe quelle fonction (président, secrétaire, trésorier, etc.) avec la date de début et de fin. Le système affiche toujours le conseil actuel et conserve tout l'historique. Pratique pour votre site web, vos formalités auprès de la BCE et vos rapports annuels. Les administrateurs reçoivent automatiquement les bons droits d'accès.

Oui, Ledenboek fonctionne avec un système de droits détaillé. Pour chaque fonction au conseil ou chaque commission, vous déterminez quelles parties sont accessibles. Le trésorier a par exemple accès aux finances, tandis que le responsable des membres ne gère que les données des membres. Vous travaillez ainsi en sécurité à plusieurs, sans que tout le monde ait accès à tout.

Oui, Ledenboek comprend un module spécial pour la revue. Vous gérez la liste d'envoi de la revue du club, y compris les adresses supplémentaires (membres d'honneur, sponsors, annonceurs). Vous pouvez exporter les listes d'adresses pour l'imprimeur ou le routeur. Les non-membres qui reçoivent la revue y figurent aussi, avec leur nom et leur adresse.

Oui, Ledenboek comprend un module de réunions pour planifier et suivre les réunions du conseil d'administration et les assemblées générales. Vous enregistrez la date et les présents, et pouvez y lier des documents (ordre du jour, procès-verbal). Pour les événements, vous gérez les inscriptions avec inscription et paiement en ligne. Idéal pour les ateliers, les stages ou la sortie annuelle.

Oui, Ledenboek offre de nombreuses possibilités de rapports. Vous voyez d'un coup d'œil : le nombre total de membres, les nouvelles inscriptions, les résiliations, les décès et le statut des paiements. Vous pouvez générer des listes et les exporter vers Excel pour une analyse plus poussée ou votre rapport annuel. Toutes les données sont filtrables par date, statut, groupe et plus encore.

Oui, Ledenboek offre des fonctions financières complètes. Vous importez facilement vos extraits bancaires (format MT940/CAMT.053) et reliez les transactions aux membres. Le système génère automatiquement les comptes annuels pour l'assemblée générale, avec des graphiques clairs des recettes et des dépenses. Vous pouvez aussi établir des prévisions financières pour l'année à venir, basées sur l'historique et sur des hypothèses ajustables.

Ledenboek propose une vérification des comptes entièrement numérique. Les vérificateurs aux comptes ont accès, via l'espace membres, à toutes les transactions bancaires de l'exercice. Ils peuvent laisser des remarques et poser des questions au trésorier sur chaque transaction ; celui-ci est prévenu automatiquement par e-mail. Après la vérification, les vérificateurs peuvent approuver le rapport financier et le signer numériquement. Le système génère automatiquement un document de décharge (PDF) avec toutes les signatures, qui donne formellement décharge au trésorier. Tout le processus se déroule en ligne, sans papier.

Oui, les administrateurs peuvent introduire leurs notes de frais en ligne. Ils chargent un ticket ou une facture, ou déclarent des kilomètres, puis soumettent la note de frais. Le trésorier reçoit une notification, approuve ou refuse, et rembourse tout en une fois avec un fichier bancaire SEPA qu'il importe dans sa banque. Les personnes remboursées en sont informées par e-mail. Les membres ordinaires ne peuvent pas encore introduire de notes de frais.

Oui, Ledenboek s'adapte à votre identité visuelle. Vous chargez le logo de votre association et choisissez vos couleurs principale et secondaire. Tous les e-mails, le formulaire d'inscription et l'espace membres prennent automatiquement vos couleurs. Votre association présente ainsi une image professionnelle et cohérente à ses membres.

Oui, si vous gérez plusieurs associations, vous pouvez toutes les gérer depuis un seul compte. Chaque association dispose de son propre environnement séparé, avec ses membres, ses paramètres et son identité visuelle. Pratique pour les organisations faîtières, les fédérations ou les gestionnaires qui soutiennent plusieurs clubs.

Nous offrons une assistance par e-mail et via notre centre d'aide en ligne, avec des guides et des vidéos. Votre e-mail arrive chez les personnes qui développent Ledenboek, et vous recevez généralement une réponse dans un délai d'un jour ouvrable.

Oui, nous avons un centre d'aide complet avec des guides pas à pas, des tutoriels vidéo et des questions fréquentes. De l'import de votre première liste des membres à la configuration des rappels automatiques, tout est clairement expliqué. Chaque nouvelle fonction est toujours documentée.

Oui, vous pouvez demander une démo personnelle. Nous vous montrons alors par appel vidéo comment fonctionne Ledenboek et comment il s'adapte à votre association. Vous pouvez poser toutes vos questions et nous vous aidons pour les premières étapes. Contactez-nous via info@ledenboek.nl pour planifier une démo.