Faire contrôler les comptes sans classeurs

Pourquoi c'est différent d'un classeur plein de tickets

Dans la plupart des associations, la vérification des comptes se passe ainsi : le trésorier imprime une pile de documents, la fait circuler et attend. Les questions reviennent par e-mail, séparées de la transaction dont elles parlent, et plus tard personne ne sait quelle réponse allait avec quelle écriture.

Dans Ledenboek, les vérificateurs aux comptes reçoivent un accès en lecture à la comptabilité de l'exercice choisi. Ils passent eux-mêmes les transactions en revue, posent leur question sur la transaction même, et vous répondez au même endroit. À la fin, toute la conversation se trouve à côté des chiffres qu'elle concernait.

Comment ça se passe

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   Désignez les vérificateurs aux comptes

   Vous désignez des membres comme vérificateurs aux comptes. Il peut aussi s'agir de personnes qui n'ont aucune fonction au conseil d'administration. Ils se connectent à l'espace membres et y voient leur contrôle, pas le reste de votre administration.

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   Ils passent les transactions en revue

   Les vérificateurs voient les transactions de l'exercice choisi avec les factures et les justificatifs qui s'y rapportent. Sur chaque transaction, ils peuvent poser une question ou laisser une remarque, et vous la voyez tout de suite.

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   Vous répondez aux questions

   Les réponses apparaissent sous la question, à côté de la transaction. La vue d'ensemble est ainsi conservée, même un an plus tard, quand quelqu'un veut savoir pourquoi une écriture se présentait ainsi.

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   La décharge est signée en ligne

   Quand les vérificateurs ont terminé, chacun signe la décharge en ligne. Dès que tous ont signé, le trésorier est prévenu et la déclaration est enregistrée avec l'exercice.

Ce que voient les vérificateurs aux comptes

Ce qu'il ne fait pas

• •Les vérificateurs aux comptes ne peuvent rien modifier. Ils ont un accès en lecture et peuvent poser des questions, rien de plus.
• •La décharge est un enregistrement dans Ledenboek, pas un acte notarié. Pour l'assemblée générale, c'est largement suffisant, mais cela ne remplace pas un avis juridique.
• •Il n'y a pas de connexion séparée pour des comptables externes qui ne sont pas membres. Une personne qui doit consulter les comptes est ajoutée comme membre avec le rôle de vérificateur aux comptes.

Questions fréquentes