Ligplaatsen, zalen en verhuur beheren
Van de ligplaats in de haven tot de zaal die je per uur verhuurt: je ziet wie wat heeft, wat er vrij is en wie er staat te wachten.
Waarom dit in je ledenadministratie hoort
Een watersportvereniging verhuurt ligplaatsen, een tennisclub kluisjes en een zaal, een volkstuinvereniging tuinen. Meestal staat dat in een eigen Excel, los van de leden. Zegt iemand op of verhuist hij, dan klopt het liggeld niet meer en weet niemand dat de plek vrij is.
In Ledenboek hangen de plekken aan dezelfde leden als de rest van je administratie. Op de plattegrond zie je wie waar ligt, de wachtlijst loopt door als er iets vrijkomt, en gasten reserveren zelf online. Wat een plek kost volgt uit het tarief, en de factuur komt uit dezelfde administratie.
Zo gaat het
-
1
Begin met een sjabloon
Onder Instellingen staat een sjabloon voor havens, sportclubs, volkstuinen, maneges, harmonieën en VvE's. Dat zet in één keer de soorten plekken neer, met hun tarief, en de objecten die erbij horen, zoals boten of paarden. Daarna voeg je je eigen plekken toe, met hun grootte.
-
2
Wijs plekken toe en zet ze op de kaart
Een plek wordt gehuurd, gekocht of geboekt, vanaf een datum. Upload je plattegrond als SVG, dan koppelt Ledenboek de vakken op naam aan je plekken. De kaart kleurt mee met wie er ligt of staat, op elke datum die je kiest.
-
3
Laat gasten en leden reserveren
Passantenplaatsen, zalen of een gemeenschappelijke ruimte zet je open voor reserveringen. Een gast vraagt aan, of boekt en betaalt meteen. Extra's zoals walstroom, een beamer of een lunch komen erbij, met een voorraad zodat er niet meer weggaat dan er is. Een vaste avond in de week maak je in één keer als reeks.
-
4
Houd bij wie er wacht en hoe vol het is
Wie een plek zoekt, schrijft zich in op de wachtlijst, ook via een formulier op je eigen website. Het bezettingsoverzicht laat per plek en per maand zien hoe vol het was, en bij werkuren zie je wie zijn diensten al heeft gedaan.
In beeld
Wat het niet doet
- •Ledenboek tekent geen plattegrond voor je. Je uploadt een SVG of een afbeelding en geeft de vakken aan.
- •Online betalen bij een reservering loopt via je eigen Mollie-koppeling. Zonder koppeling kan een gast wel aanvragen, maar niet meteen betalen.
- •Er is geen koppeling met een slagboom, een deurslot of een kaartsysteem.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook voor een sportclub zonder haven?
Ja. Kluisjes, zalen, banen of een clubhuis werken op dezelfde manier. Het sjabloon voor sportclubs zet kluisjes en bardiensten neer.
Kunnen leden een ander tarief krijgen dan gasten?
Ja. Per soort plek stel je een tarief voor gasten en een ledentarief in. Een lid dat inlogt, ziet en betaalt het ledentarief.
Kan ik een vaste avond in de week reserveren?
Ja. Je maakt een reservering en herhaalt die elke week, elke twee weken of elke maand tot een einddatum. Data die al bezet zijn, worden overgeslagen en je ziet welke dat zijn.
Hoe komt het liggeld op de factuur?
Het tarief volgt uit de soort plek, bijvoorbeeld per meter bootlengte of per vierkante meter tuin. Reserveringen factureer je vanuit de agenda, voor leden of voor iedereen.